92% tijdswinst op de debiteurenopvolging bij Lhoest Frères

Voorstelling van Lhoest Frères

In de industriële bouwsector, waar de dagen intens gevuld zijn met operationele taken, wordt het opvolgen van betalingen al snel een tijdrovende en moeilijk te prioriteren opdracht. Ook Lhoest Frères ontsnapt niet aan die realiteit. Het bedrijf is actief in het creëren, herstellen en installeren van stookolietanks en beheert zowel B2B-klanten, verwarmingsinstallateurs, aannemers, overheidsopdrachten als particulieren. Het beheer van betalingsherinneringen wordt extra uitdagend wanneer klanten verschillende betaalgewoonten hebben, die een aangepaste opvolging vereisen, zoals bij Lhoest het geval is.

Voor Damien Lhoest, CFO en als enige verantwoordelijk voor de volledige boekhouding, facturatie en administratie, vormde dit een echte uitdaging. Tussen de werven die gecoördineerd moeten worden, dringende klantenvragen en het financiële beheer, kwamen de herinneringen vaak op de tweede plaats. Dit leidde tot een onregelmatige opvolging, laattijdige herinneringen die soms maanden uit elkaar lagen en steeds langere betalingstermijnen… ten koste van hun cashpositie.

Een opvolging die te traag, te manueel en te laat is

Het grootste probleem dat we hadden, was de zeer onnauwkeurige opvolging.

‍- Damien Lhoest, CFO, Lhoest Frères
‍
Bij Lhoest Frères werd slechts één tool gebruikt om de boekhouding, de facturatie, de opvolging van betalingen en de herinneringen te beheren. Alle verrichtingen gebeurden in Sage BOB 50, waarvan de beperkingen meer en meer voelbaar werden, vooral door een zeer rudimentaire herinneringsfunctionaliteit.

In Sage BOB 50 beschikte Damien over verschillende informatie-elementen over vervallen facturen. De tool liet hem toe standaardherinneringsmails te versturen met een PDF in bijlage die het openstaande saldo vermeldde, of de PDF af te drukken om hem aangetekend te versturen.

Toch bleef het proces als geheel zeer manueel: de ouderdomsanalyse openen, de klanten identificeren die herinnerd moesten worden, de termijnen tussen de herinneringen en het aantal reeds verstuurde herinneringen controleren, de standaardmails van Sage BOB 50 personaliseren of aanpassen, de aangetekende zendingen afdrukken… en vooral eraan denken om al deze stappen op het juiste moment uit te voeren.

Niets was geautomatiseerd, waardoor de opvolging onregelmatig was en volledig afhing van de beschikbare tijd van Damien. Dit bracht op verschillende niveaus complicaties met zich mee:

• de termijnen tussen herinneringen konden gemiddeld oplopen tot drie maanden
• tussen de initiële achterstand en het versturen van de aangetekende zending konden de termijnen oplopen tot zeven à acht maanden
• de betalingstermijnen werden aanzienlijk langer en liepen soms op tot meer dan 300 dagen
• de inschakeling van juridische invordering gebeurde te laat, waardoor de recuperatie van vorderingen moeilijker werd

Veel te vaak stelden we bij het openen van een dossier bij een externe invorderaar vast dat de factuur minstens een jaar oud was… en dat de klant al failliet was. Als we Recovr eerder hadden gekend, hadden we dat soort situaties kunnen vermijden: de herinneringen zouden meteen bij vervaldag zijn vertrokken en we hadden de bedragen kunnen innen vóór de klant in gebreke bleek of failliet ging.

De stap naar automatisering

Damien was al een tijdje op zoek naar een manier om zijn beheer van herinneringen te moderniseren zonder heel zijn boekhoudsysteem te moeten veranderen.

Ik had iets nodig dat automatisch werkte. Ik heb gezocht naar een extra herinneringsmodule in onze tool (Sage BOB 50), maar die bestond niet. Recovr bood precies wat ik zocht: een systeem dat sterk personaliseerbaar is, geautomatiseerd, aangepast aan onze sector, en dat vooral niets verandert aan onze manier van werken. Een tool die alle processen bundelt die we nodig hadden.

Bij de ontdekking van Recovr was hij meteen overtuigd door de oplossing:

• geautomatiseerde herinneringen
• gepersonaliseerde scenario’s per type klant
• een preventieve herinnering vóór de vervaldatum
• toegang tot juridische partners en beheer van betwiste dossiers rechtstreeks vanuit het platform, met één klik
• en een vlotte integratie met Sage BOB 50, zonder interne wijzigingen.
  

Een snelle implementatie

Voor de opstart koos Damien voor de halfautomatische modus, zodat hij elke herinnering kon controleren en valideren vóór verzending. Al snel gerustgesteld door de betrouwbaarheid van het proces, schakelde hij over naar volledige automatisering, waarbij het systeem de herinneringen autonoom beheert.

De resultaten lieten zich al in de eerste weken voelen:

1. Het spectaculaire effect van de preventieve herinnering

Er zijn directe reacties, zowel in B2C als in B2B: klanten reageren al op het eerste signaal. Elke week antwoorden twee à drie klanten op de mail dat ze het gewoon vergeten waren, en ze voeren de betaling meteen uit, nog vóór de vervaldatum.

2. Een professionele en perfect traceerbare communicatie

De klassieke excuses als “ik heb de factuur nooit ontvangen” of “uw e-mail is in de spam beland” verdwijnen bijna volledig. Met Recovr is er een volledig overzicht van alle facturen en herinneringen. De herinneringen zijn duidelijk, gestructureerd en goed gekaderd: klanten weten dat er na vervaldag snel een herinnering volgt, met zo nodig een juridische stap.

De herinneringsmails zijn gepersonaliseerd en bevatten de gestructureerde mededeling voor de overschrijving en een QR-code voor wie liever meteen betaalt. In de herinneringen krijgen klanten ook een link naar hun klantenportaal, waar ze de factuur, hun betalingshistoriek en de betaalmogelijkheden kunnen raadplegen. Damien heeft vastgesteld dat de grotere traceerbaarheid en transparantie het vertrouwen en de reactietijd van klanten sterk hebben verbeterd.

3. Een juridische overdracht met één klik

Vroeger moest hij op zoek naar de juiste advocaat of een incassobedrijf contacteren, de documenten verzamelen, de algemene voorwaarden meesturen, elk betwist dossier individueel opvolgen,… Met Recovr volstaat één klik om het dossier over te dragen aan de advocaat of het incassopartner, die het meteen verder afhandelen. Zodra een aangetekende zending of een ingebrekestelling wordt verstuurd in naam van een juridische entiteit, wordt de boodschap ernstig genomen en volgen de betalingen doorgaans snel.

Het mooie is dat alles inbegrepen is in het abonnement: alle automatisering, het overzicht van betalingen, de dossiers die aandacht vragen én de volledige juridische dienstverlening.

Concrete resultaten vanaf de eerste maanden

De effecten waren bijna onmiddellijk zichtbaar: binnen een maand zagen we al duidelijke voordelen.

In enkele weken tijd werd de opvolgingstijd met 92% verminderd. Voor Recovr schat Damien dat hij minstens één uur per week had moeten besteden aan herinneringen en opvolging om een vergelijkbaar resultaat te behalen. Vandaag volstaat één uur per kwartaal om een globale opvolging te doen. Deze transformatie ging gepaard met een duidelijke verbetering van de betalingstermijnen: die werden gemiddeld met 40 dagen ingekort.

Die verhoogde efficiëntie vertaalt zich rechtstreeks in de financiële gezondheid van het bedrijf. De liquiditeitspositie is versterkt en de inning van facturen is 30% sneller verlopen. Sinds de implementatie van de software overschrijdt vrijwel geen enkel dossier nog de 90 dagen. Betwiste dossiers zijn zeldzaam geworden: er werden sinds de uitrol slechts 8 dossiers geopend, en de helft daarvan is in enkele weken of zelfs enkele dagen opgelost. De weinige resterende gevallen hebben uitsluitend betrekking op specifieke geschillen of zeer oude dossiers, van vóór Recovr.

Voor Lhoest Frères heeft Recovr dus niet alleen een proces geoptimaliseerd: het heeft de financiële gezondheid van het bedrijf structureel versterkt, de risico’s verminderd, de zichtbaarheid op de cashflows verbeterd en kostbare tijd vrijgemaakt om zich opnieuw te concentreren op de kernactiviteit.

Recovr vinkt alle vakjes aan. Automatisering, personalisatie, opvolging, snelheid… Gemoedsrust is onbetaalbaar.

Klaar om, net als Lhoest Frères, opnieuw grip te krijgen op uw klantenopvolging?

Boek een gratis demo en ontdek hoe Recovr u kan helpen uw cashpositie te beveiligen.

—

Recovr is een SaaS-platform waarmee bedrijven in alle sectoren hun factuuropvolging kunnen optimaliseren en hun betalingen kunnen versnellen. Dankzij slimme automatisering vermindert Recovr tot 90% van de tijd die aan het beheer van onbetaalde facturen wordt besteed, terwijl de betalingstermijnen aanzienlijk verbeteren.