Euro Trafic beheert de opvolging van haar facturen in slechts 1 uur per maand dankzij Recovr.

Voorstelling van Euro Trafic

In de transport- en logistieke sector, waar marges vaak krap zijn en betalingstermijnen fluctueren, wordt het beheer van de debiteurenpositie een essentiële strategische hefboom. Het beheersen van de betalingen is er even cruciaal als het verzorgen van de leveringen.

In die context situeert zich Euro Trafic. Elke maand verstuurt het bedrijf meer dan 350 facturen, naar een brede diversiteit aan klanten, zowel extern als intern. Dit maakt de opvolging van betalingen des te complexer.

Toen Loredana Boi aantrad als Financieel en Administratief Directeur, stelde ze vast dat het herinneringsproces volledig manueel verliep en gemiddeld twee werkdagen per maand in beslag nam. Bij gebrek aan een geschikt hulpmiddel was het moeilijk om een globaal overzicht te hebben van de lopende betalingen. Geconfronteerd met dit tijdrovende en weinig overzichtelijke beheer, ging ze al snel op zoek naar een oplossing om de factuuropvolging te automatiseren.

Zonder een tool als Recovr had ik dit nooit alleen, van A tot Z, kunnen beheren. Zowel de opvolging van klanten als de volledige boekhoudkundige en financiële administratie tegelijk verzorgen, was onmogelijk.

— Loredana Boi, Financieel en Administratief Directeur, Euro Trafic

De uitdaging: een complexe debiteurenpositie alleen beheren met manuele en niet-verbonden tools

De uitdagingen waren aanzienlijk en de conclusie duidelijk: er ging te veel tijd verloren aan taken met een lage toegevoegde waarde, ten koste van haar kerntaken. In een sector waar nauwkeurigheid, reactiviteit en efficiëntie onmisbaar zijn, wordt het beheren van betalingsachterstanden zonder geautomatiseerde tools of gecentraliseerde informatie een echte operationele uitdaging.‍

Bij mijn komst gebeurde het beheer van de vorderingen volledig ambachtelijk. Alles werd manueel gedaan, met een eenvoudige lijst en herinneringen die per e-mail werden verstuurd, zonder structuur of de nodige inzichten. De herinneringen kwamen vaak te laat en het was moeilijk om precies te weten wanneer je moest ingrijpen.‍

De belangrijkste uitdagingen waren:

1. Opvolging en identificatie van onbetaalde facturen met een Excel-bestand

Voor de klantenopvolging baseerde Loredana zich op een Excel-bestand waarin ze manueel de ouderdomsanalyse berekende en alle kerninformatie over facturen centraliseerde: verstuurde herinneringen, reacties van klanten, betalingsbeloften, geschillen, verzoeken om uitstel… Een veeleisende en tijdrovende oefening, maar noodzakelijk om:

• Facturen met betalingsachterstand te identificeren
• Ze te rangschikken per ouderdomscategorie
• De herinneringen aan te passen/pakken naargelang de urgentie

Maar ze botste op een grote beperking: de facturatiesoftware hield geen rekening met de betalingsvoorwaarden die met klanten waren afgesproken en genereerde dus geen automatische vervaldatums. Om een betrouwbare ouderdomsanalyse te bekomen, moest Loredana voor elke factuur de vervaldatum in Excel herberekenen.

Met meer dan 350 facturen per maand werd dit een zware, tijdrovende en belastende taak.

2. Manuele en niet-gestructureerde herinneringen per e-mail‍

Na de analyse van de achterstallige betalingen moest Loredana de herinneringen één voor één, en manueel per e-mail versturen. Voor elk bericht moest ze eerst in Excel nakijken of een klant om uitstel had gevraagd of een geschil had gemeld, vervolgens in haar boekhoudtool controleren of de betaling was binnengekomen, en daarna bepalen welke facturen wanneer en met welke boodschap moesten worden opgevolgd…

Dit proces werd al snel erg complex met het toenemende volume facturen, en de mentale belasting nam fors toe.

3. Juridisch beheer van dossiers: een zwaar en tijdrovend proces

Bij blijvende wanbetaling moest Loredana de dossiers doorgeven aan externe partners (advocaten of gerechtsdeurwaarders). Maar deze stap bracht heel wat zorgen/vragen met zich mee:

• Handmatig de juiste partner kiezen afhankelijk van het dossier
• De bewijsstukken (facturen, correspondentie, contracten…) manueel samenstellen
• De informatie per e-mail versturen, zonder gecentraliseerd kanaal
• De opvolging van communicatie, herinneringen en voortgang dossier per dossier beheren

Het beheer van deze dossiers was complex, versnipperd en zonder duidelijk overzicht op de reële stand van zaken.

De oplossing: Digitaliseren en automatiseren van het volledige herinneringsproces

Om deze terugkerende knelpunten aan te pakken, moest er snel een oplossing komen. Het doel was tweeledig: Loredana bevrijden van tijdrovende taken met lage toegevoegde waarde en de efficiëntie van de opvolging verbeteren om de cashflow van het bedrijf veilig te stellen. Na verschillende tools te hebben vergeleken, koos Euro Trafic voor Recovr, aangetrokken door de gebruiksvriendelijkheid, de vlotte interface en de relevante functionaliteiten.

Recovr was intuïtiever, vlotter. En vooral: ze begrepen écht onze zakelijke uitdagingen. We hadden meteen een klik.

Dankzij Recovr kon Euro Trafic haar debiteurenbeheer structureren met concrete en doeltreffende oplossingen:

1. Gepersonaliseerde en geautomatiseerde herinneringen

Euro Trafic gebruikt Recovr vooral om klanten buiten de grote accounts te herinneren — doorgaans klanten met een bescheidener omzet en minder regelmatige betaalgewoonten. Het doel is om betalingen te versnellen en de risico’s van achterstallige betalingen te beperken.

De opvolging verloopt als volgt bij probleemklanten:

• Preventieve herinnering (voor de vervaldag)
• 1e herinnering (J+3)
• 2e herinnering (J+13)
• Laatste herinnering (J+20)
• Ingebrekestelling (indien nodig)
• Overdracht aan juridische partner (advocaat of deurwaarder indien nodig)

Als klanten in de incassofase belanden, worden ze automatisch uit de standaardflow gehaald en geplaatst in een “geschillendossier”. Hierdoor worden gevoelige gevallen individueel behandeld, met een gecentraliseerd overzicht van de betwiste bedragen en een gestructureerde opvolging tot aan de oplossing.

2. Dossiers in één klik doorsturen naar juridische partners

Dankzij Recovr verloopt het beheer van betwiste dossiers eenvoudig en gestructureerd voor Euro Trafic:

• Alle dossiergegevens zijn gecentraliseerd in het platform.
• Juridische partners hebben rechtstreeks toegang tot de nodige informatie: facturen, bedragen, bewijsstukken.
• De communicatie met de juridische partners gebeurt via het platform, waarbij de historiek automatisch bewaard blijft.
• Bij insolventie van een klant wordt de btw-attestatie automatisch gegenereerd.

3. Vereenvoudigd maandelijks overzicht: 1 uur volstaat

Vandaag laat Loredana de dagelijkse herinneringen door Recovr beheren en besteedt ze zelf nog maar één uur per maand om met haar directie de stand van zaken te bespreken.

Vroeger besteedde ik twee dagen per maand aan Excel. Vandaag is alles geautomatiseerd: ik maak één keer per maand de balans op met mijn verantwoordelijke, in minder dan een uur. Zelfs ingebrekestellingen vertrekken met één klik. De tijdswinst is onmiskenbaar.

De opvolging is transparanter en de traceerbaarheid van herinneringen volledig. Loredana kan nu zien of een herinneringsmail is ontvangen, of de link is geopend en op welke datum er actie is ondernomen. Een waardevol voordeel om twijfel weg te nemen klanten die handelen ter kwader trouw.

De resultaten: Tijdswinst, minder stress, beheerde cashflow

De vier belangrijkste veranderingen dankzij Recovr:

1. Enorme tijdswinst: 94% minder tijd besteed aan opvolging en herinneringen — van 2 volle dagen per maand naar 1 uur.
2. Betere inning van vorderingen: Het CEI (incasso-efficiëntie-index) steeg van 40% naar 70%, wat neerkomt op een veel dynamischer beheer waarbij de meeste vorderingen tijdig worden behandeld en geïnd.
3. Gecentraliseerde informatie: Het bedrijf heeft nu een helder overzicht van klanten, geschillen en lopende procedures.
4. Verbeterde klantenervaring: Klanten beschikken over een portaal waar ze hun facturen kunnen raadplegen, hun betalingsgeschiedenis bekijken en betalen via QR-code.

Recovr heeft ons geholpen om al onze opvolging en herinneringen te automatiseren, tot en met het juridische traject. De tijdswinst was ongezien. Het digitaliseren van deze processen was absoluut noodzakelijk om efficiënter te werken en mij weer te focussen op mijn kerntaken.

En u, klaar om uw betalingen te structureren?

Net als Euro Trafic kunt u de overstap maken van manuele opvolging naar een geautomatiseerd, vlot en strategisch debiteurenbeheer. Automatiseer, centraliseer en krijg meer inzicht met Recovr.

Test Recovr vandaag nog! Vraag een demo aan.‍

—
Recovr is een SaaS-platform waarmee bedrijven uit alle sectoren hun facturatie-opvolging kunnen optimaliseren en hun betalingen kunnen versnellen. Dankzij slimme automatisering vermindert Recovr tot 90% van de tijd die aan onbetaalde facturen wordt besteed, terwijl de betalingstermijnen aanzienlijk verbeteren.