Hoe Delca International 100% van zijn klantenopvolging beheert zonder een dedicated team.

Voorstelling van Delca International

Delca is een Belgisch accounting & advieskantoor dat gespecialiseerd is in de boekhoudkundige en fiscale begeleiding van zelfstandigen en kmo’s. Zoals bij veel kantoren focussen de accountants zich voornamelijk op de technische opdrachten, terwijl de administratieve opvolging van klantbetalingen toevertrouwd is aan een veelzijdig profiel: Tanya Tolstoy.

Al meer dan 15 jaar staat Tanya in voor de facturatie, administratie, hr… maar ook het volledige betalingsbeheer. Dit deed ze lange tijd zonder specifiek hulpmiddel, terwijl ze meer dan 6000 facturen per jaar opvolgde. Een onzichtbare maar zware uitdaging.

De uitdaging: een klantopvolging die afhing van één persoon

Voor Recovr beheerde Tanya de opvolging van betalingen rechtstreeks vanuit Winbooks, hun boekhoudsoftware. Hoewel deze toelaat om 2 à 3 semi-automatische herinneringen te sturen, was het proces sterk beperkt. Elke stap vereiste manuele acties: klanten selecteren, herinneringen genereren, betalingen controleren, enz.

Het risico was duidelijk: als Tanya geen herinneringen verstuurde, bleven de facturen onbetaald. En in een al drukke agenda werden zulke taken vaak uitgesteld, vergeten of snel afgehandeld.

De wil om hun meest veelzijdige kracht te ontlasten

Het managementteam van Delca wilde niet dat hun administratieve spilfiguur, die al op alle fronten actief was, haar dagen zou moeten besteden aan het najagen van onbetaalde facturen.

Bewust van de zware last die de opvolging met zich meebracht, gingen ze op zoek naar een oplossing die het volledige facturatie- en herinneringsproces kon digitaliseren en automatiseren. Bij de ontdekking van Recovr werd al snel duidelijk dat een groot deel van Tanya’s werk kon worden geautomatiseerd, zodat zij zich weer kon focussen op taken met meer toegevoegde waarde.

De oplossing: digitalisering en automatisering van het factuuropvolgingsproces

Met Recovr kon Tanya een volledige automatisering van de herinneringen invoeren, zonder technische complexiteit of extra werkdruk.

1. Automatische herinneringen, zonder moeite

Delca gebruikt een standaard maar doeltreffend opvolgingsscenario, volledig geautomatiseerd:

• Herinneringen verstuurd volgens een strikt en evenwichtig schema
• Mogelijkheid om bepaalde klanten tijdelijk op pauze te zetten
• Geen vergeten herinneringen meer, ook niet bij afwezigheid

2. Een duidelijke en intuïtieve interface

Via het Recovr-platform kan Tanya alle betalingen, geschillen en achterstanden in één oogopslag opvolgen. Ze hoeft niet langer te schakelen tussen e-mails, Excel en Winbooks.

3. Eenvoudige rapportering, nuttig voor de aansturing

Elke maand houdt Tanya een vergadering met de accountmanagers. In enkele klikken maakt ze het Recovr-rapport aan om de openstaande bedragen en oplopende achterstanden te bespreken.

Ik heb een maandelijkse meeting met mijn verantwoordelijke, waarin we de verschillende automatisch door Recovr gegenereerde rapporten overlopen. Ik hoef bijna niets meer dagelijks te beheren.

— Tanya Tolstoy, Office Manager, Delca International

Een gestructureerd proces, een efficienter team

Door een jarenlang ambachtelijk proces te automatiseren, heeft Delca een afhankelijkheid omgezet in een betrouwbaar en autonoom systeem. Het zijn niet langer Tanya’s acties die de betalingen bepalen, maar de betalingen die het door haar ingestelde kader volgen.

Wat zij vroeger alleen, manueel en onder druk deed, loopt nu op automatische piloot: constant en betrouwbaar. En wat Delca hiermee heeft veiliggesteld, is niet enkel een proces, maar vooral een waardevolle kracht.

En u? Klaar om uw team te verlossen van het lastige manuele rappelwerk?

Net als Delca kan ook u overstappen van een geïsoleerde aanpak naar een geautomatiseerd, betrouwbaar en gestructureerd proces. Ontlast uw talenten, verbeter uw cashflow en win aan gemoedsrust met Recovr.

Test Recovr vandaag nog. Vraag een demo aan.

—

Recovr is een SaaS-platform dat bedrijven uit alle sectoren helpt om hun factuuropvolging te optimaliseren en hun betalingen te versnellen. Dankzij slimme automatisering vermindert Recovr tot 90% van de tijd die aan wanbetalingsbeheer wordt besteed, terwijl de betalingstermijnen aanzienlijk verbeteren.