Hoe het accountantskantoor D-Tax Consulting zijn opvolging van betalingen heeft geherstructureerd zonder de klantenrelaties in gevaar te brengen.

Een team op één lijn, een beheerste opvolging: D-Tax moderniseert zijn betalingsopvolging met Recovr

D-Tax Consulting is een Belgisch kantoor gespecialiseerd in accountancy, fiscaal advies en juridische begeleiding. Sterk verankerd in een familiale cultuur, heeft D-Tax altijd de voorkeur gegeven aan nauwe relaties met zijn klanten, gebaseerd op vertrouwen en respect. Een menselijke en respectvolle aanpak, die hen ertoe bracht om herinneringen te beperken om de kwaliteit van de relatie met hun klanten niet te schaden — soms ten koste van een strikte opvolging van betalingen.

We wilden de klanten niet bruuskeren. We kenden hen soms persoonlijk, dus drongen we liever niet aan… maar de achterstanden stapelden zich op.‍

- Magali Bauloye, HR-verantwoordelijke & Office Manager

Met de groei van het kantoor werd het structureren van de betalingsopvolging onmisbaar. Bij haar komst identificeerde Magali Bauloye, intussen de referentiepersoon op dit vlak, al snel de verbeterpunten: gebrek aan coördinatie, geen planning, en facturen die soms al maanden openstonden.

Binnen enkele maanden, met de steun van het Customer Success-team van Recovr, herbekijkt Magali de aanpak en transformeert ze het platform tot een echte hefboom voor collectieve organisatie.

1. Het Recovr-dashboard als dagelijks startpunt

Binnen het secretariaatsteam van D-Tax begint elke werkdag nu met een eenvoudige reflex: het openen van het Recovr-dashboard. Dit is het centrale toegangspunt voor het hele team: het biedt een totaaloverzicht van de debiteurenpositie, van de cashflowstatus tot de openstaande posten, inclusief de ouderdomsanalyse en de actiepunten.

Aan de linkerkant staat een duidelijk overzicht van de acties die bijzondere aandacht vereisen: te behandelen facturen, banktransacties die handmatig moeten worden afgepunt, onbeantwoorde e-mails, enz.

Dit gestructureerde startpunt stelt het administratieve team in staat om proactief, duidelijk en snel te handelen, in plaats van louter te ondergaan dat betalingen te laat binnenkomen.

2. Een ouderdomsanalyse om acties beter te richten

Een andere onmisbare tool voor Magali en haar team is de ouderdomsanalyse. Die biedt niet alleen een samenvattend maar vooral actiegericht overzicht van alle achterstallige facturen, gegroepeerd per ouderdomscategorie. Zo kan het team de prioriteiten duidelijk rangschikken en handelen volgens de urgentie en de grootte van de bedragen.

D-Tax gebruikt dit om het werk slim te verdelen: Magali concentreert zich op de achterstallige betalingen van meer dan 90 dagen, haar collega op de recentere dossiers.

Vroeger focusten we ons voornamelijk op de oudste en vaak meest kritieke dossiers. Maar dat betekende dat we nieuwe achterstanden niet tijdig opmerkten, terwijl we daar sneller en efficiënter op hadden kunnen ingrijpen.

‍3. Eindelijk een vlot teamwork dankzij interne notities

Vroeger, door een gebrek aan overzicht, konden meerdere personen betrokken zijn bij de opvolging van dezelfde klant zonder vooraf overleg te plegen. Dit zorgde voor verwarring en kon de reputatie van het kantoor schaden door tegenstrijdige of te frequente berichten.

Sinds de systematische inzet van interne notities wordt elke actie gedocumenteerd: gevoerde telefoongesprekken, betalingsbeloftes, (communicatie) problemen. Deze eenvoudige maar cruciale functionaliteit zorgt voor een vlottere samenwerking. Dankzij de onmiddellijke toegang tot de volledige historiek van een dossier, verloopt de opvolging coherent en consistent. Elke herinnering is geloofwaardig en gepast, en dubbele communicatie of misverstanden worden vermeden.

4. Professionele communicatie en flexibele betalingsplannen

Een van de grote voordelen van Recovr voor D-Tax is de mogelijkheid om een duidelijk en gestructureerd kader voor herinneringen te installeren, terwijl er tegelijk meer flexibiliteit ontstaat in het beheer van betalingsplannen. Dankzij automatisering krijgen klanten regelmatige en consistente herinneringen zonder dat het team zich telkens hoeft te verantwoorden.

We leggen gewoon uit dat dit een automatisch opvolgproces is. Zo behouden we een goede relatie zonder elk bericht apart te moeten verantwoorden.

Bovendien heeft het team met Recovr de betalingsopties voor klanten kunnen uitbreiden. Vroeger moest elk betalingsplan door de directie worden goedgekeurd. Vandaag kan het team zelf oplossingen voorstellen, waardoor het proces versnelt en blokkades vermeden worden.

Deze autonomie heeft niet alleen de reactietijd van het team verbeterd, maar D-Tax ook in staat gesteld positieve relaties met klanten te behouden, terwijl de opvolging van vorderingen veel strikter en efficiënter verloopt.

Concrete resultaten, snel zichtbaar

Dankzij Recovr heeft D-Tax niet alleen zijn cashflow verbeterd door het facturatieproces te optimaliseren, maar ook de goede relatie met de klanten kunnen behouden — essentieel binnen een familiaal kantoor. Met het juiste platform en een goed gebruik ervan, heeft het team een perfect evenwicht bereikt tussen strengheid en klantgerichtheid.

• Betere zichtbaarheid op openstaande posten dankzij het dashboard en de ouderdomsanalyse
• Effectievere herinneringen, omdat ze gericht en gedeeld zijn binnen het team
• Snellere opmaak van betalingsplannen, dankzij de autonomie van de medewerkers
• Betere interne samenwerking: taken worden nu beter beheerd en opgevolgd

Dit geoptimaliseerde proces vertaalt zich in gecontroleerde en verbeterde cashflow, tijdige betalingen en minder stress binnen het team — terwijl de kwaliteit van de klantrelaties behouden blijft.

Klaar om uw cashflow een boost te geven?

Met geoptimaliseerd beheer en geautomatiseerde herinneringen kunt u eindelijk uw vorderingen efficiënt beheren en tegelijk uw klantenrelaties behouden. Test Recovr vandaag nog! Vraag een demo aan.

—

Recovr is een SaaS-platform waarmee bedrijven uit alle sectoren hun facturatie-opvolging kunnen optimaliseren en hun betalingen kunnen versnellen. Dankzij slimme automatisering vermindert Recovr tot 90% van de tijd die aan onbetaalde facturen wordt besteed, terwijl de betalingstermijnen aanzienlijk verbeteren.