Comment le cabinet comptable D-tax Consulting a restructuré son suivi des paiements sans compromettre ses relations clients

Une équipe alignée, un suivi maîtrisé : D-Tax modernise son processus de suivi des paiements avec Recovr

D-Tax Consulting est un cabinet belge spécialisé en expertise comptable, conseil fiscal et accompagnement juridique. Fortement ancré dans une culture familiale, D-Tax a toujours privilégié une relation de proximité avec ses clients, fondée sur la confiance et le respect. Une approche humaine et respectueuse, qui les incitait à limiter les relances pour ne pas compromettre la qualité du lien avec leurs clients, au détriment parfois d’un suivi rigoureux des paiements.

On ne voulait pas brusquer les clients. On les connaissait parfois personnellement, alors on évitait d’insister… mais les retards s’accumulaient.‍

- Magali Bauloye, Responsable RH & Office manager

Avec la croissance du cabinet, structurer le suivi des paiements est devenu indispensable. À son arrivée, Magali Bauloye, aujourd’hui référente sur le sujet, identifie rapidement les points à renforcer : manque de coordination, absence de planification, et des factures en souffrance parfois depuis plusieurs mois.

En quelques mois, avec l'appui de l'équipe Customer Success de Recovr, Magali remet à plat les pratiques et transforme l’outil en véritable levier d’organisation collective.

1. Le dashboard Recovr comme point d'ancrage quotidien

Au sein de l’équipe secrétariat de D-Tax, chaque journée commence désormais par un réflexe simple : ouvrir le dashboard Recovr. C’est le point d’entrée central pour toute l’équipe : il offre une vue d’ensemble du poste clients, depuis l’état de la trésorerie jusqu’aux encours en attente de paiement, en passant par la balance âgée et les points d’actions à traiter.

Sur la partie gauche, un récapitulatif clair des actions nécessitant une attention particulière : factures à traiter, transactions bancaires à réconcilier manuellement, emails non traités, etc. 

Ce point de départ structuré permet à l'équipe administrative d'agir de manière proactive, avec clarté et réactivité, au lieu de subir les retards de paiement.

2. Une balance âgée pour mieux cibler les actions

Autre vue incontournable pour Magali et son équipe : la balance âgée. Elle offre une vision synthétique mais surtout actionnable de toutes les factures en retard, en les groupant par ancienneté. Cela permet à l’équipe de hiérarchiser clairement ses priorités et d’agir en fonction de l’urgence et de l’importance des montants.

D-Tax s’en sert pour répartir intelligemment le travail : Magali se concentre sur les impayés de plus de 90 jours, sa collègue sur les dossiers plus récents.

Avant, nous nous concentrions principalement sur les dossiers les plus anciens, souvent critiques. Mais cela signifiait que nous ne repérions pas à temps les nouveaux retards sur lesquels nous aurions pu intervenir plus rapidement et efficacement.

‍3. Un travail d'équipe enfin fluide grâce aux notes internes

Avant, par manque de visibilité, plusieurs personnes pouvaient être impliquées dans le suivi d'un même client sans nécessairement se concerter au préalable. Cela créait de la confusion et pouvait parfois nuire à l'image de l'entreprise, en envoyant des messages contradictoires ou trop fréquents. 

Depuis l’adoption systématique des notes internes, chaque action est documentée : appels passés, promesses de paiement, incidents de communication. Cette fonctionnalité, bien que simple dans son principe, se révèle cruciale pour la fluidité du suivi client. En offrant à chaque membre de l’équipe un accès immédiat à l’historique complet d’un dossier, elle garantit que tous les échanges sont cohérents et harmonisés. Cela permet à chaque relance d’être crédible et appropriée, et surtout, d’éviter toute répétition ou malentendu.

4. Communication professionnelle et gestion souple des plans de paiement

L’un des grands bénéfices de Recovr pour D-Tax a été la capacité à instaurer un cadre clair et structuré pour les relances, tout en permettant une plus grande flexibilité dans la gestion des plans de paiement. Grâce à l’automatisation, chaque client reçoit des rappels réguliers et cohérents sans que l’équipe ait à se justifier à chaque fois.

On explique simplement qu'il s'agit d'un processus automatique de suivi. Cela permet de maintenir une bonne relation sans avoir à justifier chaque rappel individuellement.

De plus, avec Recovr, l’équipe a pu élargir les options de paiement pour les clients. Autrefois, chaque plan de paiement nécessitait une validation par la direction. Aujourd'hui, l'équipe peut proposer des solutions de manière autonome, accélérant ainsi le processus et limitant les blocages.

Cette autonomie a non seulement amélioré la réactivité de l'équipe, mais elle a aussi permis à D-Tax de maintenir des relations positives avec ses clients, tout en garantissant une gestion plus rigoureuse et efficace des créances.

Des résultats concrets, visibles rapidement

Grâce à Recovr, D-Tax a non seulement pu améliorer sa trésorerie en optimisant le processus de suivi des factures, mais a également réussi à préserver la relation de proximité avec ses clients, essentielle dans un cabinet familial. Avec le bon outil et une bonne utilisation, l'équipe a pu atteindre un équilibre parfait entre rigueur et relationnel.

• Meilleure visibilité sur les encours grâce au dashboard et à la balance âgée
  
• Relances plus efficaces, car ciblées et partagées dans l'équipe
  
• Plans de paiement mis en place plus rapidement, grâce à l'autonomie des collaborateurs
  
• Meilleure collaboration interne : les tâches sont désormais mieux gérées et suivies
  

Ce processus optimisé se traduit par une trésorerie sous contrôle, des paiements à temps, et un stress réduit au sein de l'équipe, tout en préservant la qualité des relations avec les clients.

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Recovr est une plateforme SaaS qui permet aux entreprises de tous secteurs d'optimiser leur suivi des factures et d'accélérer leurs encaissements. Grâce à une automatisation intelligente, Recovr réduit jusqu'à 90% du temps consacré à la gestion des impayés tout en améliorant significativement les délais de paiement.