92% de temps gagné sur le suivi du poste client chez Lhoest Frères

Présentation de Lhoest Frères

Dans le secteur de la construction industrielle, où les journées sont intensément rythmées par l’opérationnel, le suivi des paiements devient souvent une mission fastidieuse et difficile à prioriser. L’entreprise Lhoest Frères n’échappe pas à cette réalité. Active dans la création, la réparation et l’installation de citernes à mazout, l’entreprise gère à la fois des clients B2B, chauffagistes, entrepreneurs, marchés publics et des particuliers. La gestion des relances est une tâche d'autant plus difficile lorsque les clients ont des habitudes de paiement différentes qui nécessitent des suivis adaptés, comme c'est le cas chez Lhoest.

Pour Damien Lhoest, CFO et responsable unique de toute la comptabilité, de la facturation et de l’administration, cela représentait un véritable défi. Entre les chantiers à coordonner, les urgences clients et la gestion financière, les relances passaient souvent au second plan, ce qui entraînait un suivi irrégulier, des rappels envoyés tardivement et espacés de plusieurs mois, et un délai d’encaissement qui s’allongeait… au détriment de leur trésorerie.

Un suivi trop lent, trop manuel, trop tardif

Le plus gros problème qu’on avait, c’était le suivi très approximatif.

‍- Damien Lhoest, CFO, Lhoest Frères
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Chez Lhoest Frères, un seul outil était utilisé pour gérer la comptabilité, la facturation, le suivi des paiements et les rappels. Toutes les opérations étaient réalisées dans Sage BOB 50, dont les limites se faisaient sentir, notamment en raison d’une fonctionnalité de rappel très basique.

Dans Sage BOB 50, Damien disposait de plusieurs informations sur les factures arrivées à échéance et l'outil lui permettait d'envoyer des emails standard de relance avec un PDF en pièce jointe indiquant le solde restant à payer, ou bien d'imprimer le PDF pour l’envoyer en recommandé.

Cependant l’ensemble du processus restait très manuel : ouvrir la balance âgée, identifier les clients à relancer, vérifier les délais entre chaque rappel et le nombre de relances déjà effectuées, personnaliser ou modifier les emails standard générés par Sage BOB 50, imprimer les recommandés… et, surtout, penser à effectuer toutes ces étapes au bon moment.

Rien n’était automatisé, ce qui rendait le suivi irrégulier et dépendant du temps disponible de Damien, entraînant des complications à plusieurs niveaux : 

• les délais entre les rappels pouvaient atteindre en moyenne jusqu’à trois mois
  
• entre le retard initial et l’envoi du recommandé, les délais pouvaient atteindre sept à huit mois
  
• les délais de paiement s’allongeaient considérablement, dépassant parfois 300 jours
  
• le recours au recouvrement juridique se faisait tardivement, compliquant la récupération des créances

Bien trop souvent lorsqu’on ouvrait un dossier auprès de l’agence de recouvrement, on découvrait que la facture datait de minimum un an… et que le client était déjà en faillite. Si nous avions connu Recovr plus tôt, on aurait pu éviter ce genre de situation, les rappels seraient partis dès l’échéance, et nous aurions pu récupérer les montants avant la défaillance du client.

Le cap vers l’automatisation

Damien cherchait depuis un moment une manière de moderniser sa gestion des rappels sans changer tout son système comptable. 

Il me fallait quelque chose d’automatique. J’ai cherché un module supplémentaire de rappels dans notre outil (Sage BOB 50), mais il n’en disposait pas. Recovr proposait exactement ce que je cherchais : un système ultra personnalisable, automatisé, qui s’adapte à notre métier, et surtout qui ne change rien à notre façon de travailler. Un outil qui regroupe tous les process dont on avait besoin.

En découvrant Recovr, la solution séduit immédiatement :

• des rappels automatisés,
  
• des scénarios personnalisés selon les types de clients,
  
• un rappel préventif avant l’échéance,
  
• l’accès aux partenaires juridiques et gestion des dossiers litigieux directement depuis la plateforme en un clic
  
• et une intégration fluide avec Sage BOB 50, sans modification interne.
  

Une mise en place rapide 

Pour le lancement, Damien a opté pour le mode semi-automatisé, pour lui permettre de vérifier et valider chaque rappel avant l’envoi. Très vite rassuré par la fiabilité du processus, il est passé à l’automatisation complète, laissant le système gérer les relances de manière autonome.

Les résultats se sont faits sentir dès les premières semaines :

1. L’effet spectaculaire du rappel préventif

Il y a des retours directs, en B2C comme en B2B, les clients réagissent dès le premier signal. Chaque semaine, deux à trois clients répondent au mail pour dire qu’ils avaient juste oublié, et ils effectuent le paiement directement, avant même l’échéance.

2. Une communication professionnelle et traçable

Les excuses classiques « je n’ai jamais reçu la facture » ou « votre email est passé dans les spams » disparaissent presque totalement. Avec Recovr, il y a une vue complète sur toutes les factures et les relances. Les relances sont claires, structurées et encadrées : les clients savent qu’après l’échéance un rappel suivra rapidement, avec action juridique si nécessaire.
Les emails de rappel sont personnalisés et incluent la communication structurée pour effectuer le virement et un QR code si on préfère faire le paiement directement. Dans les rappels, les clients disposent d’un lien qui les dirige vers leur portail client pour consulter la facture, leur historique de paiement et procéder au paiement. Damien a constaté que la traçabilité et la transparence ont renforcé la confiance et la réactivité.

3. Un envoi juridique en un clic

Avant, il fallait chercher le bon avocat, ou contacter une agence de recouvrement, préparer les documents, les conditions générales, faire le suivi pour chaque dossier litigieux,…Avec Recovr, il suffit d’un clic pour transférer le dossier à l’avocat ou à l’agence de recouvrement qui prennent directement le relais. Lorsqu’un recommandé ou une mise en demeure est émis au nom d’une entité juridique, le message devient sérieux et les paiements suivent immédiatement

Ce qui est bien c’est que tout est compris dans le forfait, toute l’automatisation, la vue sur les paiements, sur les dossiers qui nécessitent d’être traités, et tout le service juridique.

Des résultats concrets dès les premiers mois

Les effets ont été presque instantanés, en un mois  nous avons pu observer les bénéfices.

En quelques semaines, le temps de suivi a été réduit de 92 %. Avant Recovr, Damien estime qu’il aurait dû consacrer au moins une heure par semaine uniquement aux relances et au suivi pour obtenir un résultat comparable. Désormais, une seule heure par trimestre suffit pour réaliser un suivi global. Cette transformation s’est accompagnée d’une nette amélioration des délais d’encaissement, en diminuant de 40 jours en moyenne les délais d’attente. 

Cette efficacité accrue se reflète directement dans la santé financière de l’entreprise. Les liquidités se sont renforcées, et le recouvrement des factures s’est accéléré de 30%. Depuis la mise en place du logiciel, pratiquement aucun dossier ne dépasse les 90 jours. Les dossiers litigieux sont devenus rares : ils en ont ouvert 8 depuis le déploiement, et la moitié ont été résolus en quelques semaines voire quelques jours pour la plupart. Les rares cas restants concernent uniquement des litiges spécifiques ou des dossiers très anciens, antérieurs à Recovr.

Pour Lhoest Frères, Recovr n’a donc pas seulement optimisé un processus : il a véritablement consolidé la santé financière de l’entreprise, réduit les risques, amélioré la visibilité sur les flux et libéré un temps précieux pour se concentrer sur le coeur de métier.

Recovr remplit toutes les cases. L’automatisme, la personnalisation, le suivi, la rapidité… La tranquillité n’a pas de prix.

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Recovr est une plateforme SaaS qui permet aux entreprises de tous secteurs d'optimiser leur suivi des factures et d'accélérer leurs encaissements. Grâce à une automatisation intelligente, Recovr réduit jusqu'à 90% du temps consacré à la gestion des impayés tout en améliorant significativement les délais de paiement.