Comment Sortlist a gagné plus de 10 heures par mois et structuré son suivi client

Présentation de Sortlist

Sortlist est une plateforme B2B qui connecte les entreprises à la recherche de prestataires avec des acteurs spécialisés en marketing, communication et développement digital. Initialement conçue comme une marketplace, Sortlist a progressivement évolué vers un modèle de SaaS-enabled Marketplace, combinant mise en relation et outils technologiques pour aider les prestataires à structurer et renforcer leur prospection commerciale.

Présente dans plusieurs pays européens, la plateforme facilite chaque jour des centaines de connexions qualifiées et accompagne les acteurs du secteur dans le développement de leur activité grâce à une approche plus orientée produit et performance.

Le modèle économique de Sortlist repose sur :

• des abonnements mensuels donnant accès aux fonctionnalités de la plateforme et à des projets qualifiés,
• des modules complémentaires, comme des packs de visibilité ou des opportunités premium, facturés à l’usage.

Au cœur de ces enjeux financiers, Mélissa Luyten, la responsable administrative et financière chez Sortlist, travaille en lien direct avec le CFO. Elle est notamment en charge du suivi des factures ouvertes, du lettrage comptable, des relances clients et de la gestion des impayés.

Le contexte 

Quand Mélissa Luyten rejoint Sortlist en août 2024, elle hérite d’un sujet sensible : le suivi des factures ouvertes. La fonction était vacante depuis plusieurs mois, et les impayés s’étaient accumulés.

À mon arrivée, j’ai constaté qu’il manquait clairement de structure et d’organisation, et qu’il était essentiel de renforcer cet aspect.

-Mélissa Luyten, Responsable Administrative et Financière, Sortlist

Faute d’outil dédié, Mélissa a essayé de mettre en place son propre système : 

• Extraire de son outil de gestion des abonnements (Recurly) les informations des comptes clients pour les paiements qui ne passent pas
• Nettoyer les informations
• Les croiser avec la comptabilité dans Exact, 
• et tenir à jour un tableau Excel de suivi des paiements. 

À partir de ce fichier, Mélissa écrivait manuellement des emails de relance, qu’elle adaptait à chaque client : nom, références, montants… parfois plusieurs relances par client, espacées dans le temps. 

Je devais tout faire manuellement : vérifier dans mon outil de comptabilité si les paiements étaient effectués ou non, vérifier si j'avais déjà relancé le client et quand ça avait été fait, rédiger chaque email de relance… À force, ça devenait vraiment chronophage.

Ce travail lui prenait 4 à 5 jours par mois, sans compter le risque d’erreurs humaines. Et malgré tout, les résultats n’étaient pas au rendez-vous, peu de retours et peu de paiements. 

Les gens ne répondaient pas. Certains ont fini par identifier mon numéro et ne décrochaient plus, d’autres m’ont carrément bloquée. Certains profitaient même d’erreurs dans les relances, par exemple une référence de facture incorrecte ou la mauvaise facture jointe à l’email de rappel pour repousser davantage le délai de paiement.

Au-delà de la perte de temps, ce système maison ne permettait ni de prioriser efficacement les factures critiques, ni d’améliorer le traitement. Pire : pour transmettre un dossier en recouvrement, Mélissa devait comparer elle-même pays par pays les différentes options, avocats ou agences, selon les coûts et les chances de succès. Pour Mélissa, c’était encore un Excel de plus à tenir à jour. Il devenait évident qu’un outil plus structurant était nécessaire.

La solution : structurer le processus, sans alourdir la charge

Consciente des limites du bricolage interne, Mélissa avait échangé avec son CFO. Ce dernier avait déjà eu quelques discussions avec Recovr par le passé. C’était le déclic, Mélissa a repris le fil de la discussion, a exploré les possibilités, et à également évalué si l’outil pouvait s’intégrer à leur outil comptable Exact.

Très vite, le choix a été fait : Recovr a été retenu comme solution de suivi des factures impayées et de recouvrement client.

Une intégration fluide avec Exact 

L’implémentation a été simple : Recovr se connecte à Exact, le logiciel comptable utilisé chez Sortlist. Les factures impayées y sont synchronisées automatiquement, sans double encodage. Mélissa peut ensuite les piloter directement depuis Recovr.

Mélissa a directement mis en place un scénario personnalisé de relance :

1. Trois emails progressifs, envoyés à intervalle régulier.
2. Un quatrième message, plus ferme, servant de dernière relance amiable.
3. Si aucune réponse n’est obtenue, envoi d’un courrier recommandé, adapté en fonction du pays (Belgique, France, Émirats…).
4. En cas de non-paiement persistant, transfert du dossier à un avocat ou une agence de recouvrement directement depuis Recovr.
   

Tout le processus de suivi et de relance est automatisé. Mélissa garde cependant le contrôle sur les envois, qu’elle choisit de valider manuellement à chaque étape :‍

Je préfère conserver une validation manuelle, surtout au début. Cela me permet d’avoir une vision précise de la situation et de m’adapter si un commercial m’informe qu’un client a promis un paiement. Et comme tout est déjà prêt, il me suffit de cliquer pour envoyer la relance.

Les résultats : rigueur, gain de temps… et retour du dialogue‍

L’impact de Recovr a été immédiat chez Sortlist. Là où l’équipe faisait face à un mur de silence, les clients commencent à répondre aux relances.

Avant, je n’avais quasiment aucun retour. Maintenant, dès la première relance, j’ai des réponses. Même quand c’est pour contester, ça ouvre la discussion. Et ça permet de comprendre la situation et de trouver des solutions.

Un retour à l’échange humain, qui permet à Mélissa de gérer les cas sensibles avec plus de finesse, tout en restant ferme sur les échéances.

Un effet psychologique bénéfique

L’utilisation d’une adresse d’expédition neutre (no-reply@email-recovr.eu) a également eu un effet bénéfique :

Pour beaucoup, c’est comme si on était passé par une agence de recouvrement. Ça change le ton. Ils sentent que ça devient sérieux et répondent plus rapidement.

Ce levier de pression discret mais efficace améliore significativement le taux de paiement, même sans avoir recours à une procédure juridique.

Recovr, brique centrale du pilotage finance

Recovr n’est plus simplement un outil de relance : c’est devenu un élément structurant du rôle de Mélissa, intégré directement dans ses rituels administratifs et financiers. Chaque mois, au moment des clôtures comptables, elle suit un processus clair : nettoyage des ventes dans Exact, puis relances ciblées via Recovr.

Je fais un gros nettoyage juste après les clôtures. Ensuite, je n’ai plus qu’à cliquer pour relancer. Ça me prend une demi-journée maximum.

Plus besoin d’un suivi hebdomadaire fastidieux : 2 à 3 connexions par mois suffisent pour garder la situation sous contrôle. Grâce à Recovr, Mélissa pilote désormais ses encaissements avec méthode, efficacité… et sérénité.

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Recovr est une plateforme SaaS qui permet aux entreprises de tous secteurs d'optimiser leur suivi des factures et d'accélérer leurs encaissements. Grâce à une automatisation intelligente, Recovr réduit jusqu'à 90% du temps consacré à la gestion des impayés tout en améliorant significativement les délais de paiement.