Présentation de Delca International
Delca est une fiduciaire belge spécialisée dans l’accompagnement comptable et fiscal des indépendants et PME. Comme beaucoup de cabinets, ses experts-comptables se concentrent sur les missions techniques, tandis que le suivi administratif des paiements clients repose sur un profil polyvalent : Tanya Tolstoy.
Depuis plus de 15 ans, Tanya gère la facturation, l’administration, les ressources humaines… mais aussi tout le suivi des paiements. Un poste qu’elle a longtemps assuré sans outil dédié, gérant plus de 6000 factures par an. Une charge invisible mais pesante.
Le défi : un suivi client dépendant d’une seule personne
Avant Recovr, Tanya gérait le suivi des paiements directement depuis Winbooks, leur logiciel comptable. Bien que celui-ci permette d’envoyer 2 à 3 rappels semi-automatisés, le processus restait fortement limité. Chaque étape nécessitait une action manuelle : sélection des clients, génération des relances, vérification des paiement, etc.
Le risque était simple : si Tanya ne relançait pas, les factures restaient impayées. Et dans un quotidien déjà bien rempli, ce type de tâche finissait souvent repoussée, oubliée, ou bâclée.
La volonté de préserver sa ressource la plus polyvalente
L’équipe dirigeante chez Delca ne voulait pas que leur pilier administratif, déjà sur tous les fronts, consacre ses journées à courir après les factures impayées.
Consciente de la charge que représentait le suivi des paiements, elle s’est donc mise en quête d’une solution capable de digitaliser et d’automatiser l’ensemble du processus de facturation et de relance. En découvrant Recovr, il est rapidement devenu évident qu’une partie importante du travail de Tanya pouvait être automatisée, lui permettant ainsi de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La solution: la digitalisation et l’automatisation du processus de suivi des factures
Avec Recovr, Tanya a pu mettre en place une automatisation complète des relances, sans complexité technique ni surcharge.
1. Relances automatiques, sans effort
Delca utilise un scénario de relance standard mais efficace, programmé pour fonctionner seul :
- Rappels envoyés selon un échéancier strict et équilibré
- Possibilité de mettre en pause certains clients si besoin
- Plus de rappels oubliés, même en cas d’absence
2. Une interface claire et intuitive
Depuis la plateforme Recovr, Tanya peut suivre tous les paiements, litiges ou retards en un coup d'œil. Elle n’a plus besoin de jongler entre emails, Excel et Winbooks.
3. Un reporting simple, utile pour le pilotage
Chaque mois, Tanya fait une réunion avec les gestionnaires de comptes. En quelques clics, elle extrait le rapport Recovr pour faire le point sur les montants dûs et les retards en cours.
Je fais une réunion mensuelle avec mon responsable, où nous passons en revue les différents rapports générés automatiquement par Recovr. Je n’ai presque plus rien à gérer au quotidien.Tanya Tolstoy, Office Manager, Delca International
Un process structuré, une équipe préservée
En automatisant un processus longtemps artisanal, Delca a transformé une dépendance en un système fiable et autonome. Ce n’est plus Tanya qui s’adapte au rythme des paiements, ce sont les paiements qui suivent le cadre qu’elle a défini.
Ce qu’elle faisait seule, à la main, sous pression, fonctionne désormais en autopilote, avec constance et fiabilité. Et ce que Delca a sécurisé ici, ce n’est pas qu’un process, c’est une ressource précieuse.
Et vous, prêt à optimiser votre suivi de factures ?
Comme Delca International, automatisez vos relances et améliorez votre trésorerie.