Recovr x Pennylane: bescherm je cashflow, van factuur tot betaling

In veel bedrijven draait de opvolging van facturen nog op manuele herinneringen of op de standaardfuncties van het boekhoudpakket. Dat is beter dan niets, maar je botst al snel op de grenzen:

1. De berichten zijn vaak te algemeen. Klanten herkennen meteen een automatische e-mail en voelen zich weinig aangesproken. Herinneringen worden dan niet gelezen, genegeerd of naar later geschoven.
2. Daar komt een bekend probleem bij: tijdgebrek. Een herinnering versturen is nooit zomaar één klik. Je moet de boekhouding nakijken, nagaan of de factuur intussen niet al betaald is, betalingsbeloftes opvolgen, uitzonderingen behandelen en de informatie afstemmen tussen verschillende teams. Zonder tool die daarvoor gemaakt is, stapelt dat werk zich op en kost het veel tijd. Voor een echt gestructureerde aanpak blijft er weinig ruimte over.
3. Tot slot gaan klassieke tools zelden goed om met bijzondere situaties: betwistingen, fouten, tijdelijke cashproblemen. En als alle herinneringen verstuurd zijn en er nog altijd niet betaald is, zitten veel bedrijven vast, zonder duidelijk proces om verder te gaan.

Precies daarvoor is er Recovr: onze tool is gespecialiseerd in de opvolging en de automatisering van herinneringen, en is gemaakt om je boekhoudpakket aan te vullen. Samen met BLC, een integrator van de nieuwe generatie die gespecialiseerd is in beheersoftware voor kleine bedrijven en kmo's, organiseerden we een webinar over onze koppeling met Pennylane, de tool voor boekhouding en financieel beheer.

Recovr: een vlotte koppeling met Pennylane voor een feilloze opvolging

Opvolging en automatische herinneringen werken alleen goed met betrouwbare, actuele gegevens. Daar zorgt de koppeling tussen Recovr en boekhoudpakketten zoals Pennylane voor. Recovr synchroniseert automatisch met Pennylane en haalt de gegevens op over klanten, facturen en betalingen, en als ze beschikbaar zijn ook de bijbehorende pdf's.

De gegevens worden om de vier uur gesynchroniseerd, zodat je altijd een getrouw beeld hebt van de boekhouding. De financiële, commerciële en administratieve teams werken zo met dezelfde gegevens, zonder iets over te typen en zonder tikfouten. De herinneringen vanuit Recovr vertrekken op het juiste moment en houden rekening met recente betalingen. Zo vermijd je fouten en blijf je geloofwaardig tegenover je klanten.

Herinneringsscenario's die echt bij elke situatie passen

Met Recovr maak je herinneringsscenario's op maat, in plaats van één standaardreeks voor al je klanten. Een strategische klant, een slechte betaler of een kleine factuur kunnen elk een eigen traject volgen. Dat bepaal je op basis van precieze criteria, zoals het bedrag, de betaalwijze, de historiek of analytische gegevens uit Recovr of uit je boekhoudpakket.

Gekoppeld aan Pennylane werkt Recovr met gesynchroniseerde, actuele boekhoudgegevens: facturen, betalingen en afpuntingen worden automatisch afgestemd. Herinneringen vertrekken alleen als het nodig is, volgens een duidelijk schema (D+5, D+10, D+15…), zonder het risico dat een klant die al betaald heeft nog een herinnering krijgt. Gebruikt je bedrijf een ander systeem? Dan kun je de gegevens via een API even betrouwbaar doorsturen.

Het resultaat: relevantere herinneringen, een doeltreffendere invordering en een goede relatie met je klant.

Een AI-belagent voor je telefonische herinneringen

Een van de meest vernieuwende onderdelen van Recovr is de AI-belagent, die je klanten automatisch opbelt. Hij zegt meteen dat hij een AI-agent is, spreekt meerdere talen en pakt telefonische herinneringen aan als een ervaren invorderingsspecialist.

Tijdens het gesprek praat de belagent op een natuurlijke manier met je klant om de situatie te begrijpen, een betalingsbelofte te krijgen of een eventueel bezwaar door te geven. Na elke call staat er automatisch een gedetailleerd verslag klaar, dat je team op elk moment kan raadplegen. De uiteindelijke beslissing ligt altijd bij je team.

Zo worden je telefonische herinneringen professioneler, dalen de werkdruk en de stress bij je team, en wordt je opvolging veel doeltreffender.

Het klantenportaal: meer transparantie voor snellere betalingen

Elke klant krijgt een beveiligd portaal met alle informatie die hij nodig heeft: openstaande facturen, ontvangen betalingen, pdf's en de mogelijkheid om een afbetalingsplan aan te vragen of online te betalen. Die transparantie scheelt veel overbodige mails en telefoontjes, maakt de communicatie eenvoudiger en zorgt ervoor dat facturen sneller betaald worden.

Alle communicatie over betalingen staat zo op één plek. Contacten verlopen eenvoudiger en gestructureerder, en alles blijft terug te vinden. Dat is goed voor de relatie met je klant, en je geld komt sneller binnen.

Opvolging en analyse voor onderbouwde beslissingen

Recovr automatiseert niet alleen je herinneringen, het geeft je ook echt inzicht in de opvolging van facturen en betalingen. Je ziet de belangrijkste indicatoren: de gemiddelde betalingstermijn, de doeltreffendheid van je invordering, de verdeling van je facturen en hun betaalstatus, een overzicht van je klanten en de volledige historiek van alle acties.

Met die gegevens kunnen je financiële en operationele teams het betalingsgedrag voorspellen, risico's snel opsporen en de cashflow beschermen. Dankzij duidelijke, bruikbare rapporten die je kunt inplannen, deel je eenvoudig een precies beeld van je openstaande facturen en de financiële gezondheid van je bedrijf, zonder manueel werk of extra tools.

Klaar om van je herinneringen een gestructureerd en doeltreffend proces te maken?

Met Recovr wordt de invordering van je facturen een gestructureerd, geautomatiseerd en gepersonaliseerd proces. Samen met Pennylane krijg je een strategische tool om je cashflow te beschermen, je klantrelaties te verbeteren en tijd vrij te maken voor werk met meer toegevoegde waarde. Automatisering, personalisatie, transparantie en AI maken van een administratieve klus een kans om efficiënter te werken en betere resultaten te halen.

Wil je het webinar herbekijken (in het Frans)? Dat kan via deze link. Praat je liever rechtstreeks met een van onze experts? Boek dan een afspraak via deze link.