De 5 fouten die uw cashflow saboteren zonder dat u het weet

Bij Recovr spreken we dagelijks met CFO’s, kmo-bestuurders, credi managers en administratief verantwoordelijken. B2B-bedrijven, vaak in volle groei, maar met eenzelfde zorg: een cashflow die onder druk staat.

En de oorzaak is niet altijd wat men op het eerste gezicht zou denken. Het is niet dat ze klanten tekortkomen, of te weinig omzet draaien. Het probleem is dat het gefactureerde geld te traag binnenkomt. En dat volstaat om aanwervingen te blokkeren, investeringen uit te stellen of zelfs de continuïteit van het bedrijf in gevaar te brengen.

In de meeste gevallen ligt het echte probleem niet bij de “wanbetaler”.
Die bestaan natuurlijk. Maar ze zijn zeldzaam en vertegenwoordigen slechts een fractie van de facturen. De werkelijke oorzaak – subtieler maar veel algemener – raakt het hele klantenbestand: vertragingen die als normaal worden beschouwd, betalingen die uit gewoonte worden uitgesteld en herinneringen die te laat komen door gebrek aan tijd, methode of prioriteit.

Met andere woorden: het is niet de klant die beslist om te laat te betalen, het is uw proces dat het toelaat.

Wanneer herinneringen manueel, onregelmatig of niet opgevolgd worden, verliest u de controle over de timing. En elke dag vertraging kost:

• vastzittende cash,
• verloren uren,
• en soms zelfs commerciële geloofwaardigheid.

In dit artikel bundelen we de 5 meest voorkomende fouten die we in de praktijk tegenkomen. De fouten die uw cashflow stilletjes ondermijnen – en die u snel kunt rechtzetten, zonder uw organisatie overhoop te halen.

#1 – Te laat herinneren: wanneer de klant het tempo bepaalt

Dit is de meest voorkomende – en de duurste – fout.

Bij veel bedrijven is het herinneren van klanten geen kerntaak, maar een bijzaak. Men doet het “wanneer er tijd is”, vaak pas op het einde van de maand of wanneer de cashflow al rood knippert.

Het probleem? Tegen dan is de vertraging al ingeburgerd. U bent het verrassingseffect kwijt, en de klant heeft de gewoonte aangenomen te betalen… wanneer het hem uitkomt.

Hoe langer u wacht, hoe duidelijker het voor de klant wordt dat hij ook mag wachten. Als u niet laat zien dat u actief opvolgt, wordt u de “soepele” schuldeiser – degene die als laatste betaald zal worden.

Onze aanbevelingen:

• Voer een eerste herinnering in binnen de 3 dagen na de vervaldatum, zelfs voor kleine bedragen.
• Reken niet alleen op e-mail: effectief opvolgen betekent ook bellen of een brief sturen, afhankelijk van het klantprofiel.
• Wees consequent: opvolgen mag niet sporadisch zijn, anders straalt u onbetrouwbaarheid uit. Klanten voelen dat snel aan.

Alleen al een regelmatig ritme van herinneringen, automatisch of semi-automatisch, kan de gemiddelde betalingstermijn bij uw klanten halveren.

#2 – Vertrouwen op betalingsbeloften zonder opvolging

In veel teams voelt een betalingsbelofte als een overwinning.
De klant heeft gereageerd, een datum afgesproken – eindelijk kan men verder.

Maar daar schuilt het gevaar.

Zonder structuur of opvolging verdwijnt de belofte in een blinde vlek. Niemand controleert of ze wordt nagekomen, er staat geen herinnering gepland, en de factuur blijft gewoon openstaan.

En wanneer de betaling niet komt?
Moet alles opnieuw beginnen – vaak te laat, met een toon die te mild is om nog serieus genomen te worden.

Onze aanbevelingen:

• Beschouw elke belofte als een nieuwe vervaldatum: plan automatisch een herinnering in de dag na de beloofde datum.
• Laat geen ruimte voor vaagheid: exacte datum, exact bedrag en afgesproken betalingskanaal.
• Als een belofte niet wordt nagekomen, verander onmiddellijk van toon: nieuw bericht, steviger taalgebruik of meteen naar de volgende stap.

Bij Recovr merken we dat een strikte opvolging van betalingsbeloften kan leiden tot het innen van tot 20% van slapende onbetaalde facturen, zonder extra inspanning – enkel door de controle terug te nemen.

#3 – Geen vast ritme in opvolging

In veel finance- of administratieteams blijft betalingsopvolging een achtergrondtaak. Ze komt pas na dringende zaken, afsluitingen of interne vragen. Gevolg: herinneringen gebeuren “wanneer men eraan denkt”, of pas wanneer de cashflow piept.

Dit leidt altijd tot hetzelfde probleem: onregelmatige, gefragmenteerde en weinig prioritaire opvolging. Sommige facturen worden vergeten. Andere zonder samenhang opgevolgd. En niemand weet precies hoe het staat met de openstaande vorderingen.

Zonder duidelijke cadans is anticiperen onmogelijk.
Men reageert in crisismodus, in plaats van methodisch te sturen.

Onze aanbevelingen:

• Plan wekelijks een vast moment in voor opvolging. Zelfs 30 minuten volstaan om fouten en vergetelheden te vermijden.
• Standaardiseer het proces met eenvoudige regels: wanneer herinneren, wie, met welke boodschap. Duidelijkheid verlicht het hele team.
• Automatiseer waar mogelijk, zodat enkel waardevolle acties overblijven (niet-nagekomen beloften, telefoons, VIP-herinneringen).

Niet het aantal herinneringen telt, maar hun regelmaat.

#4 – Alles inzetten op e-mail: het makkelijkste kanaal om te negeren

E-mail is vaak het standaardkanaal voor herinneringen. Het is snel, traceerbaar en… comfortabel. Maar het is ook het makkelijkst te negeren.

Uw bericht kan gelezen worden, opzij gelegd, of verdwijnen in een filter. Zonder opvolgsysteem weet u niet of de klant het gezien heeft, laat staan wat hij ermee deed.

Het gevaar is te denken dat een herinnering “gedaan” is omdat er een e-mail is verstuurd. In werkelijkheid geldt: hoe groter het bedrag of de vertraging, hoe belangrijker menselijk contact is – telefoon, brief of zelfs bezoek indien nodig.
Die frictie zorgt voor beweging – niet een mail die verdrinkt in een volle inbox.

Onze aanbevelingen:

• Gebruik meerdere kanalen: e-mail om te starten, telefoon om te deblokkeren, brief om te formaliseren.
• Stem het kanaal af op het klantprofiel: sommigen reageren snel op mail, anderen alleen telefonisch.
• Varieer in formats: soms volstaat een kanaalwissel om het gesprek opnieuw op gang te brengen.

De vorm is even belangrijk als de inhoud.
En in incasso geldt: het gaat niet om de beleefdste boodschap, maar om diegene die gehoord wordt.

#5 – Incasso niet als duidelijke en krachtige hefboom inzetten

Veel bedrijven herinneren wel, maar durven het proces nooit echt af te maken.

Uit angst de relatie te schaden. Door tijdsgebrek. Of vanuit de gedachte dat “de klant uiteindelijk wel zal betalen”.

Maar dat gedrag geeft klanten het signaal dat uw betalingsvoorwaarden optioneel zijn.

Sommigen testen uw grenzen. En zolang er geen consequenties zijn, schuiven ze de betaling gewoon vooruit.
Weken wachten na een derde herinnering om pas dan een ingebrekestelling te sturen, betekent kostbare tijd en geloofwaardigheid verliezen. Op dat moment ondergaat u, in plaats van te sturen.

Onze aanbevelingen:

• Bepaal vooraf een duidelijk scenario: na X herinneringen gaat het dossier automatisch naar de volgende stap, zonder discussie.
• Bereid acties vooraf voor: ingebrekestellingen klaar, juridische partners gekend, dossier volledig.
• Gebruik stevigheid als helder kader, niet als dreiging. Het gaat om duidelijkheid scheppen, niet om conflicten.

Een gerechtsdeurwaarder, incasso-kantoor of advocaat inschakelen vernietigt geen commerciële relatie.
Wat die wel ondermijnt, is vaagheid, onduidelijkheid en de indruk dat alles – zelfs uw facturen – onderhandelbaar is.
‍

👉 Wilt u uw invoice-to-cash-proces structureren en uw betalingstermijnen verbeteren? Boek een afspraak met een van onze Recovr-experts. We helpen u graag verder.