Onbetaalde facturen opvolgen: de snelle en eenvoudige methode om je betalingen te versnellen

Herkenbaar?

Elke week, ergens tussen twee dringende dossiers door, open je snel even je Excel-bestand of boekhoudsoftware om "de herinneringen te versturen". Een lijst met openstaande facturen, een paar copy-paste e-mails, één of twee telefoontjes… en weer door. Niet echt gestructureerd, maar goed, het is tenminste gebeurd – tot volgende week.

Deze aanpak is gangbaar bij veel kmo’s en lijkt op het eerste gezicht werkbaar. Maar ze verbergt een aantal zwakke punten die je bedrijf op termijn duur kunnen komen te staan:

• Relatierisico: Als je al je klanten op dezelfde manier aanmaant, kun je onbedoeld waardevolle relaties beschadigen. Een verkeerde toon in je boodschap kan spanningen creëren, zelfs bij goede betalers.
• Inefficiëntie: Je besteedt evenveel tijd aan betrouwbare klanten als aan probleemgevallen. Dat is noch logisch noch productief.
• Verkeerd juridisch moment: Zonder doordacht plan escaleer je vaak te snel of net te laat, waardoor je minder effectief of geloofwaardig overkomt.
• Administratieve last: Handmatige opvolging zonder structuur zorgt voor tijdverlies en onnodige stress.

Segmenteren = slimmer herinneren

Je hebt geen ingewikkeld systeem nodig om je herinneringsproces te verbeteren. Wat wij elke kmo aanraden: segmenteer je klanten op basis van hun betaalgedrag of betaalmethode. Zo pas je je toon, timing en aanpak gericht aan — zonder méér werk.

Hoe segmenteer je klanten in de praktijk?

Exporteer je klanten uit je boekhoudsysteem of CRM naar Excel en analyseer op basis van deze indicatoren:

• Gemiddelde betalingstermijn t.o.v. vervaldatum
• Aantal herinneringen dat gemiddeld nodig is
• Duur van de klantenrelatie
• Gemiddeld of totaal factuurbedrag
• Aantal geschillen of verbroken betalingsbeloften
• De gebruikte betaalmethode

Zo kom je snel tot drie duidelijke klanttypes:

VIP-klanten

Je trouwste, meest waardevolle klanten.

Kenmerken:

• Reeds jaren klant
• Hoger dan gemiddeld factuurbedrag
• Betalen (bijna) altijd op tijd
• Belangrijke commerciële relatie

Slechte betalers

Klanten die herhaaldelijk te laat betalen of afspraken niet nakomen.

Kenmerken:

• 30% van de facturen >15 dagen te laat
• Meerdere herinneringen nodig
• Herhaalde conflicten of loze beloftes

Standaardklanten

De grootste groep klanten: doorgaans correct, met af en toe een vertraging.

Kenmerken:

• Meestal tijdige betaling, soms een uitschuiver
• Normale factuurbedragen
• Geen opvallend negatieve of positieve signalen

Een specifiek opvolgplan voor elk type klant

Zodra uw klanten gesegmenteerd zijn, wordt het veel eenvoudiger om aangepaste opvolgscenario’s op te stellen die zowel doeltreffender zijn als de commerciële relatie respecteren. De juiste toon, het juiste moment, het juiste kanaal: elk type klant verdient een specifieke aanpak.

Hier zijn drie concrete opvolgplannen die u kunt aanpassen voor de VIP-klant, de slechte betaler en de standaardklant.

VIP-klanten – Relatie voorop

Aanpak:

🎯 Doel: Vertrouwen behouden, spanningen vermijde

📬 3 tot 6 contactmomenten, met een zachte insteek

📡 Voornamelijk e-mail, telefoontje pas als het echt nodig is

🗣️ Toon: persoonlijk, beleefd en empathisch

Stappenplan:

• J+10: Eerste herinnering per e-mail – vriendelijk en discreet
• J+15: Eerste telefoontje (door vaste contactpersoon)
• J+25: Tweede e-mail
• J+30: Tweede telefoontje
• J+45: Laatste e-mail vóór ingebrekestelling
• J+55: Ingebrekestelling

Vermijd te vroege herinneringen of harde maatregelen. Focus op dialoog, flexibiliteit (bv. betalingsregeling) en persoonlijk contact.

Slechte betalers – Vroeg en kordaat

Aanpak:

🎯 Doel: Cashflow beschermen

📬 4 à 5 contactmomenten, snelle escalatie

📡 E-mail + aangetekende post

🗣️ Toon: kordaat, zakelijk, minder soepel

Stappenplan:

• J–5: Preventieve e-mail vóór vervaldag
• J+3: Eerste herinnering met vermelding van nalatigheidsinteresten
• J+13: Tweede herinnering, interesten toegepast
• J+20: Laatste herinnering met strakke deadline
• J+27: Ingebrekestelling
• J+41: Juridische stappen (advocaat / deurwaarder in België)

Bij slechte betalers is preventie cruciaal. Gebruik je algemene voorwaarden (rente, kosten) en volg strikt je timing.

Standaardklanten – Professioneel en duidelijk

Aanpak:

🎯 Doel: Versnellen zonder relatie te schaden

📬 6 contactmomenten

📡 E-mail, telefoon én post

🗣️ Toon: professioneel, opbouwend strenger indien nodig

Stappenplan:

• J–3: Preventieve e-mail
• J+5: Eerste herinnering met duidelijke betalingsvoorwaarden
• J+15: Tweede herinnering + melding van nalatigheidskosten
• J+20: Eerste telefoontje om de situatie te begrijpen
• J+30: Laatste waarschuwing per e-mail, rente wordt toegepast
• J+40: Ingebrekestelling
• J+54: Juridische actie indien nodig

Begin vriendelijk, maar bouw de druk geleidelijk op. Bied betalingsplannen aan waar nodig en blijf professioneel.

Aan de slag: begin vandaag nog met segmenteren

Een gedifferentieerd herinneringsproces is essentieel om je cashflow te verbeteren én klantrelaties te behouden. Door klanten slim in te delen en je communicatie daarop af te stemmen, word je efficiënter en effectiever.

De manuele opvolging blijft natuurlijk tijdrovend. Maar met een duidelijke methode en eventueel een geautomatiseerd systeem, zoals Recovr, bespaar je tijd én verhoog je je slagingskans.

Wil je ontdekken hoe je dit proces kunt automatiseren zonder aan persoonlijkheid in te boeten?

👉 Plan hier je demo met een Recovr-expert