Les 5 erreurs qui sabotent votre trésorerie sans que vous ne le sachiez

Chez Recovr, nous échangeons quotidiennement avec des DAF, dirigeants de PME, credit managers et responsables administratifs. Des entreprises B2B, souvent en croissance, mais dont beaucoup partagent la même inquiétude : une trésorerie sous pression.

Et la raison n’est pas toujours celle à laquelle on pourrait penser de prime abord. Ce n’est pas qu’elles manquent de clients, ni de chiffre d’affaires. C’est que l’argent facturé met trop de temps à rentrer dans les caisses, et cela suffit à bloquer des recrutements, retarder des investissements, voire menacer la pérennité de l’entreprise.

Dans la majorité des cas, le vrai problème ne vient pas du “mauvais payeur”.
Il y en a, bien sûr. Mais ces cas restent marginaux et ne concernent qu’une fraction des factures. La vraie cause, plus sourde mais bien plus répandue, touche l’ensemble du portefeuille client : des retards banalisés, des paiements différés par habitude, et des relances qui arrivent trop tard, faute de temps, de méthode ou de priorité.

Autrement dit : ce n’est pas le client qui décide de payer en retard, c’est le processus qui l’y autorise.

Quand les relances sont manuelles, irrégulières ou non suivies, vous perdez le contrôle du timing. Et chaque jour de retard coûte :

• en trésorerie immobilisée,
• en heures perdues,
• et parfois même en confiance commerciale.
  

Dans cet article, nous avons rassemblé les 5 erreurs les plus fréquentes que nous rencontrons sur le terrain. Celles qui plombent discrètement votre trésorerie, et que vous pouvez corriger rapidement, sans bouleverser votre organisation.

#1 - Relancer trop tard : quand le client prend le contrôle du calendrier

C’est l’erreur la plus fréquente. Et la plus coûteuse.

Chez beaucoup d’entreprises, la relance client n’est pas une priorité métier, mais une tâche secondaire. On s’y met “quand on a le temps”, souvent en fin de mois, parfois au moment où la trésorerie commence à tirer la sonnette d’alarme.

Le problème ? À ce stade, le retard est déjà installé. Vous avez perdu l’effet de surprise, et le client a pris l’habitude de payer... quand il veut.

Dans les faits, plus vous attendez pour relancer, plus le client comprend qu’il peut attendre. C’est un rapport de force implicite : Si vous ne montrez pas que vous suivez activement vos factures, vous devenez le créancier “souple”, celui qu’on paiera en dernier.

‍Ce que nous recommandons :

Passez d’un modèle “réactif” à un modèle “proactif”.

• Mettez en place un premier rappel systématique dans les 3 jours suivant l’échéance, même pour les petits montants.
• Ne misez pas tout sur l’email : un suivi efficace inclut aussi des rappels par téléphone ou par courrier postal selon les profils clients.
• Soyez constant : si vous ne relancez qu’une fois sur deux, vous envoyez un signal d’incohérence. Et vos clients le perçoivent très vite.
  

Le simple fait d’instaurer un rythme régulier de relances, automatique ou semi-automatique, permet déjà de diviser par deux les délais moyens de paiement chez nos clients.

#2 – Se fier aux promesses de paiement sans les encadrer

Dans beaucoup d’équipes, une promesse de paiement est perçue comme une victoire.
Le client a répondu, il s’est engagé à une date, on peut enfin passer à autre chose.

Mais c’est là que le piège se referme.
Sans structure ni rappel, la promesse devient vite un angle mort.
Personne ne vérifie si elle est respectée, aucune relance n’est prévue, et la facture continue d’alourdir l’encours sans que personne ne s’en rende compte.

Et lorsque le paiement n’arrive pas ?
On recommence tout depuis le début, souvent trop tard, avec un ton beaucoup trop souple pour être pris au sérieux.

Ce que nous recommandons :

• Considérez chaque promesse comme un nouveau délai : créez automatiquement un rappel au lendemain de la date annoncée.
• Ne laissez pas de place au flou : date précise, montant exact, et canal de paiement attendu.
• En cas de promesse non tenue, changez de registre immédiatement : nouveau message, ton plus ferme, voire passage à l’étape suivante du scénario.
  

Chez Recovr, on voit souvent qu’un simple suivi rigoureux des promesses permet de récupérer jusqu’à 20% d’impayés dormants, sans effort supplémentaire, juste en reprenant le contrôle.

#3 – Ne pas ritualiser le suivi

Dans beaucoup d’équipes finance ou admin, le suivi des paiements reste une tâche de fond. Il passe après les urgences, les clôtures, les demandes internes. Résultat : on relance quand on y pense, ou quand la trésorerie commence à tirer la sonnette d’alarme.

Ce fonctionnement, trop courant, mène toujours au même problème :
un suivi irrégulier, fragmenté, peu priorisé.
Certaines factures sont oubliées. D’autres relancées sans cohérence. Et personne ne sait vraiment où en est le recouvrement.

Sans cadence claire, impossible d’anticiper.
On réagit dans l’urgence, au lieu de piloter les encours avec méthode.

Ce que nous recommandons :

• Bloquez un créneau fixe chaque semaine pour piloter les relances. Même 30 minutes suffisent à éviter les oublis.
• Standardisez le process, avec des règles simples : quand relancer, qui, avec quel message. La clarté soulage toute l’équipe.
• Automatisez ce qui peut l’être, pour ne garder que les relances à forte valeur (promesses non tenues, appels, relances VIP).
  

Ce n’est pas le volume de relances qui compte. C’est leur régularité.

#4 – Tout miser sur l’email : le canal préféré… pour être ignoré

L’email est devenu le réflexe par défaut pour relancer un client. C’est rapide, documenté, et surtout… confortable. Mais c’est aussi le canal le plus facile à ignorer.

Votre message peut être lu, mis de côté, ou même atterrir dans un filtre. Et à moins d’un système de suivi, vous ne saurez jamais si le client l’a vu, ni ce qu’il en a pensé.

Le vrai risque, c’est de croire qu’une relance a été “faite” simplement parce qu’un email a été envoyé. Mais dans les faits, plus le montant est élevé ou le retard important, plus il faut créer du contact humain : téléphone, courrier postal, voire visite si nécessaire.
C’est cette friction qui fait bouger les lignes, pas une notification noyée dans une boîte mail saturée.

Ce que nous recommandons :

• Multipliez les canaux : email pour amorcer, téléphone pour débloquer, courrier postal pour formaliser.
• Adaptez le canal au profil du client : certains répondent vite par écrit, d’autres ne réagissent qu’à un appel.
• N’hésitez pas à varier les formats : un simple changement de canal peut suffire à relancer le dialogue.
  

La forme compte autant que le fond.
Et dans le recouvrement, ce n’est pas le message le plus poli qui fonctionne, c’est celui qui est entendu.

#5 – Ne pas faire du recouvrement un levier clair et assumé

Beaucoup d’entreprises relancent… mais n’osent jamais aller jusqu’au bout du process.
Par peur de brusquer la relation. Par manque de temps. Ou parce que « le client va finir par payer ».

Le problème, c’est qu’en agissant ainsi, vous renforcez l’idée que vos conditions de paiement sont facultatives.
Certains clients testent vos limites. Et tant qu’il n’y a pas de conséquences, ils repoussent l’échéance.

Attendre des semaines après le troisième rappel pour envoyer une mise en demeure, c’est perdre un temps précieux, et perdre en crédibilité. À ce stade, vous n’êtes plus simplement en attente : vous subissez.

Ce que nous recommandons :

• Fixez un scénario clair dès le départ : après X relances, le dossier passe à l’étape suivante, sans débat.
• Préparez vos actions en amont : modèles de mise en demeure prêts, partenaires juridiques identifiés, dossier complet.‍
• Utilisez la fermeté comme un levier de clarté, pas de conflit. Il s’agit de poser un cadre, pas de menacer.
  

Faire appel à un huissier ou un avocat ne détruit pas une relation commerciale.
Ce qui la détruit, c’est le flou, les non-dits, et l’impression que tout est négociable, y compris vos factures.

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