Over Sortlist
Sortlist is een B2B-platform dat bedrijven op zoek naar een dienstverlener in contact brengt met specialisten in marketing, communicatie en digitale ontwikkeling. Sortlist begon als marktplaats en groeide geleidelijk uit tot een SaaS-enabled marketplace: het combineert matchmaking met technologische tools die dienstverleners helpen om hun prospectie te structureren en te versterken.
Het platform is actief in meerdere Europese landen, zorgt elke dag voor honderden gekwalificeerde contacten en helpt bedrijven uit de sector groeien, met een aanpak die sterk inzet op product en resultaten.
Het businessmodel van Sortlist steunt op:
- maandelijkse abonnementen die toegang geven tot de functies van het platform en tot gekwalificeerde projecten,
- aanvullende modules, zoals zichtbaarheidspakketten of premium opportuniteiten, gefactureerd op basis van gebruik.
Die financiële kant is het terrein van Mélissa Luyten, administratief en financieel verantwoordelijke bij Sortlist. Zij werkt rechtstreeks samen met de CFO en staat onder meer in voor de opvolging van openstaande facturen, het afpunten in de boekhouding, de herinneringen aan klanten en het beheer van onbetaalde facturen.
De context
Toen Mélissa Luyten in augustus 2024 bij Sortlist begon, kreeg ze meteen een gevoelig dossier op haar bord: de opvolging van openstaande facturen. De functie was al maanden niet ingevuld en de onbetaalde facturen hadden zich opgestapeld.
Toen ik begon, zag ik meteen dat er duidelijk structuur en organisatie ontbrak, en dat we daar absoluut werk van moesten maken.Mélissa Luyten, administratief en financieel verantwoordelijke, Sortlist
Zonder aangepaste tool probeerde Mélissa zelf een systeem op te zetten:
- De gegevens van klanten met mislukte betalingen exporteren uit haar tool voor abonnementsbeheer (Recurly)
- De gegevens opschonen
- Ze naast de boekhouding in Exact leggen,
- en een Excelbestand voor de opvolging van betalingen bijhouden.
Op basis van dat bestand schreef Mélissa manueel herinneringsmails, telkens aangepast aan de klant: naam, referenties, bedragen… soms meerdere herinneringen per klant, telkens met wat tijd ertussen.
Ik moest alles manueel doen: in mijn boekhoudprogramma nakijken of er betaald was, nagaan of ik de klant al een herinnering had gestuurd en wanneer, elke herinneringsmail zelf schrijven… Op den duur kostte dat echt veel tijd.
Dat werk kostte haar 4 à 5 dagen per maand, het risico op menselijke fouten niet meegerekend. En toch bleven de resultaten uit: weinig reacties en weinig betalingen.
Mensen reageerden niet. Sommigen herkenden uiteindelijk mijn nummer en namen niet meer op, anderen blokkeerden me gewoon. Sommigen grepen zelfs fouten in de herinneringen aan, zoals een verkeerde factuurreferentie of de verkeerde factuur in bijlage, om de betaling nog verder uit te stellen.
Behalve dat het veel tijd kostte, kon Mélissa met dit zelfgemaakte systeem kritieke facturen niet goed prioriteren en de aanpak niet verbeteren. Erger nog: om een dossier door te sturen voor invordering moest ze zelf per land de opties vergelijken, advocaten of incassobureaus, op basis van kosten en slaagkansen. Voor Mélissa betekende dat nog maar eens een Excelbestand om bij te houden. Het werd duidelijk dat ze een tool nodig had die meer structuur bracht.
De oplossing: het proces structureren, zonder extra werklast
Mélissa wist dat ze met interne lapmiddelen niet ver zou komen en sprak erover met haar CFO. Die had in het verleden al enkele gesprekken met Recovr gehad. Dat was de klik: Mélissa pikte de draad weer op, verkende de mogelijkheden en ging ook na of Recovr gekoppeld kon worden aan hun boekhoudpakket Exact.
De keuze was snel gemaakt: Recovr werd de tool voor de opvolging van onbetaalde facturen en de invordering.
Een vlotte koppeling met Exact
De implementatie was eenvoudig: Recovr wordt gekoppeld aan Exact, het boekhoudpakket van Sortlist. De onbetaalde facturen worden automatisch gesynchroniseerd, zonder dubbele invoer. Mélissa volgt ze daarna rechtstreeks op in Recovr.
Mélissa zette meteen een gepersonaliseerd herinneringsscenario op:
- Drie e-mails die steeds dringender worden, met regelmatige tussenpozen.
- Een vierde, strenger bericht als laatste minnelijke herinnering.
- Blijft een antwoord uit, dan volgt een aangetekende brief, aangepast aan het land (België, Frankrijk, de Emiraten…).
- Blijft de betaling uit, dan wordt het dossier rechtstreeks vanuit Recovr doorgestuurd naar een advocaat of een incassobureau.
De hele opvolging en alle herinneringen zijn geautomatiseerd. Mélissa houdt wel de controle over wat er vertrekt: ze keurt elke stap zelf goed.
Ik keur liever alles zelf goed, zeker in het begin. Zo weet ik precies waar we staan en kan ik bijsturen als een verkoper me laat weten dat een klant beloofd heeft te betalen. En omdat alles al klaarstaat, hoef ik alleen maar te klikken om de herinnering te versturen.
De resultaten: meer grip, tijdswinst… en eindelijk weer dialoog
De impact van Recovr was bij Sortlist meteen merkbaar. Waar het team vroeger op een muur van stilte botste, reageren klanten nu wel op de herinneringen.
Vroeger kreeg ik bijna geen reactie. Nu krijg ik al antwoord na de eerste herinnering. Zelfs als een klant een factuur betwist, komt er tenminste een gesprek op gang. Zo begrijpen we de situatie en vinden we oplossingen.
Het menselijke contact is terug. Zo kan Mélissa gevoelige dossiers met meer tact behandelen en toch streng blijven op de vervaldagen.
Een gunstig psychologisch effect
Ook het neutrale afzenderadres (no-reply@email-recovr.eu) maakt een verschil:
Voor veel klanten lijkt het alsof we een incassobureau hebben ingeschakeld. Dat verandert de toon. Ze voelen dat het menens wordt en reageren sneller.
Een discreet maar doeltreffend drukmiddel, dat de betalingsgraad aanzienlijk verhoogt, ook zonder juridische procedure.
Recovr, een centrale bouwsteen van het financieel beheer
Recovr is meer dan een herinneringstool: het is een vast onderdeel van Mélissa's job geworden, ingebed in haar administratieve en financiële routines. Elke maand, bij de maandafsluiting, volgt ze een duidelijk proces: eerst de verkopen opschonen in Exact, daarna gerichte herinneringen via Recovr.
Vlak na de afsluiting doe ik een grote opkuis. Daarna hoef ik alleen nog te klikken om de herinneringen te versturen. Dat kost me hooguit een halve dag.
Geen tijdrovende wekelijkse opvolging meer: 2 à 3 keer inloggen per maand volstaat om alles onder controle te houden. Dankzij Recovr volgt Mélissa haar ontvangsten nu op met methode, efficiëntie… en gemoedsrust.
En jij? Klaar om je factuuropvolging te verbeteren?
Automatiseer net als Sortlist je herinneringen en verbeter je cashflow.