Hoe je de opvolging van je debiteuren internationaal op één lijn brengt

Over Groupe Morgan Services

Groupe Morgan Services (GMS) is een gevestigde speler in rekrutering, uitzendwerk en vaste plaatsing. De groep stuurt elke maand duizenden facturen uit, en hoe stipt die betaald worden, heeft een rechtstreekse invloed op de marge. De entiteiten in België en Zwitserland werken met verschillende facturatie- en boekhoudtools. Vóór Recovr had elke entiteit haar eigen manier en ritme om herinneringen te sturen, vaak afgestemd op de contractuele betalingstermijnen van elke klant. Dat gebrek aan eenheid begon na verloop van tijd zwaar te wegen op de efficiëntie.

Toen Alexandre Boisson in 2024 de leiding kreeg over de Belgische en Zwitserse entiteiten, ontdekte hij een debiteurenbeheer dat grotendeels manueel verliep en over de kantoren verspreid zat.

Toen ik begon, zag ik dat elk kantoor zijn eigen manier had om klanten op te volgen en herinneringen te sturen. Alles hing af van hoeveel tijd iemand had en hoe nauwgezet hij was. Dat zorgde voor enorm veel verschillen, en niemand had een globaal zicht op wat er echt gebeurde.Alexandre Boisson, zaakvoerder Groupe Morgan Services

Voor Alexandre was het dringend tijd om het debiteurenbeheer volledig anders te organiseren: alle herinneringen moesten opgevolgd en geautomatiseerd kunnen worden, betalingen moesten sneller binnenkomen en vooral moesten de teams verlost worden van de administratieve last.

De echte uitdaging: één professioneel proces voor de hele groep. Op dat moment kwam Recovr in beeld, en dat veranderde de organisatie van GMS grondig.

Drie kantoren zonder eengemaakt debiteurenbeheer

In België

In België gebeurt de facturatie in Pratoflex. De gegevens worden één à twee keer per week in Odoo geïmporteerd. Vóór Recovr werd na elke update de ouderdomsanalyse geëxporteerd en naar de kantoren gestuurd, zodat die de betalingsachterstanden konden opsporen.

Daarna nam elke medewerker het over en volgde hij zijn klanten op zijn eigen manier op. Een echt herinneringsproces was er niet: elke commerciële medewerker was verantwoordelijk voor zijn eigen klanten en werkte met e-mails, telefoontjes en, bij de meest nauwgezetten, een Excelbestand om bij te houden welke herinneringen al verstuurd waren. Alexandre vat het zo samen:

Er zat geen lijn in de herinneringen: alles hing af van de tijd en de beschikbaarheid van elke medewerker.

Met bijna 250 facturen per maand kostte dat elke medewerker 2 à 3 uur per week aan opvolging en herinneringen. Een zwaar en stresserend proces, dat de opvolging duidelijk minder doeltreffend maakte.

In Zwitserland (Genève en Lausanne)

In Zwitserland werken de kantoren met andere facturatie- en boekhoudtools dan in België: de facturatie verloopt via SAM, de boekhouding gebeurt in WinBiz.

Vóór Recovr deed een boekhoudkantoor de bankafstemmingen. De medewerkers moesten zelf de openstaande saldi exporteren, ontbrekende gegevens aanvullen, hun klanten herinneringen sturen en dan beslissen wanneer een dossier naar de factoringmaatschappij ging, die dan voor de betaling zorgde.

Met bijna 1.000 facturen per maand, veel meer dan in België, kostte dat elke medewerker 4 à 6 uur werk per week. Ook hier een zwaar en stresserend proces, dat de opvolging duidelijk minder doeltreffend maakte.

De klik: één gespecialiseerde tool voor de processen van de drie kantoren

In 2024 overwoog GMS al om met Recovr te werken, maar de beslissing werd uitgesteld: de groep wilde eerst proberen de processen intern te verbeteren. Alexandre stelde in elk kantoor iemand aan die verantwoordelijk was voor de opvolging en de herinneringen, om meer structuur te brengen en de betalingen te versnellen. Maar de grenzen werden al snel zichtbaar: zonder aangepaste tool was het onmogelijk om alle klanten te beheren, de achterstanden op te volgen, op het juiste moment herinneringen te sturen en de gegevens up-to-date te houden.

Een jaar later was het duidelijk: de onbetaalde facturen bleven zich opstapelen, niemand had een goed zicht op de stand van de betalingen en er was nog altijd geen echt herinneringsplan. De medewerkers die instonden voor de opvolging verdronken in het werk en de board had geen overzicht van de globale situatie.

Het werd noodzakelijk om de ouderdomsanalyse te centraliseren, de boekhoudgegevens te synchroniseren en een duidelijk beeld te krijgen van de achterstanden van klanten. Recovr was toen de logische keuze.

Een implementatie op maat voor elk land

Met Recovr ging GMS van een versnipperde werking naar één helder systeem dat perfect aansluit bij de behoeften van elk land. In België en in Zwitserland hebben de teams nu een gestructureerde opvolging, zonder mentale overbelasting, dankzij een koppeling op maat van hun tools en lokale beperkingen.

In België: een eenvoudige koppeling die aansluit bij het boekhoudritme

De belangrijkste opdracht was Odoo aan Recovr koppelen, en dat verliep snel en vlot. Omdat de boekhoudgegevens één à twee keer per week worden bijgewerkt, kozen de teams voor halfautomatische herinneringen: elke herinnering wordt manueel goedgekeurd voor ze vertrekt. Zo houden ze de controle en vertrekt er geen herinnering vóór de wekelijkse update van de gegevens uit Odoo.

In Zwitserland: een koppeling op maat via een eigen API

In Zwitserland werken Genève en Lausanne als twee aparte entiteiten, daarom werden er twee Recovr-platformen uitgerold. De facturatie gebeurt in SAM en de boekhouding in WinBiz. Voor een betrouwbare gegevensstroom werd een eigen API ontwikkeld: die importeert klanten, facturen en betalingen automatisch in Recovr en houdt alles continu up-to-date, zonder manueel werk.

Recovr bouwde ook een nieuwe functie speciaal voor GMS Zwitserland: het beheer van betalingskortingen, dat oorspronkelijk niet in de tool zat. Een bewijs van de flexibiliteit die een groep met meerdere entiteiten en specifieke behoeften nodig heeft.

Dankzij deze koppelingen konden de teams in beide landen hun opvolging structureren zonder hun interne tools te veranderen. Aangepaste herinneringsplannen, gedetailleerde weergaven per type klant en per status van de facturen (lopende herinnering, laatste herinnering verstuurd, ingebrekestelling, enz.) en één gemeenschappelijke rapportering geven hen nu een helder en betrouwbaar zicht op hun debiteuren.

Jullie tool heeft ons verlost van de herinneringen en de opvolging. Onze teams kunnen zich volledig op hun klanten concentreren.

Volgens Alexandre maakt dat betere overzicht het verschil: in de Kanbanweergave zien de teams meteen de gevoelige facturen en de risicoklanten, en ze filteren de informatie volgens hun behoeften.

Een lagere werklast en onbetaalde facturen onder controle

Dankzij Recovr ging Groupe Morgan Services van een versnipperd, manueel debiteurenbeheer dat afhing van lokale gewoontes naar één betrouwbaar systeem dat perfect is afgestemd op de realiteit van elk land. België, Genève en Lausanne werkten vroeger met totaal verschillende processen en ritmes. Recovr heeft de herinneringsmethodes op één lijn gebracht, met respect voor de eigen werking van elk kantoor.

Recovr paste zich aan: met de koppeling met Odoo in België en een eigen API in Zwitserland om de nodige klant- en factuurgegevens op te halen. Door de gegevens te centraliseren, de herinneringen te automatiseren en een duidelijke rapportering per kantoor en voor de board te bieden, heeft Recovr de manier waarop GMS zijn betalingen opvolgt grondig veranderd.

De resultaten zijn onmiddellijk en tastbaar:

• betalingstermijnen gehalveerd in beide landen,
• een drastisch lagere werklast voor de medewerkers: 67% minder in België en 83% minder in Zwitserland,
• geen verschillen meer tussen de kantoren, met één gemeenschappelijke en strikte methode voor de hele groep,
• eindelijk een globaal zicht op de stand van de betalingen, de klanten en de herinneringen, waar vroeger geen geconsolideerd overzicht bestond,
• herinneringen die klanten als professioneler ervaren, waardoor betalingen vanzelf sneller binnenkomen,
• en teams die zich nu op hun kernactiviteit concentreren in plaats van op tijdrovende administratieve taken.

Recovr heeft niet alleen de werkwijzen gelijkgetrokken: de kantoren hebben weer controle en geloofwaardigheid, en het management heeft nu een strategisch overzicht dat vroeger onmogelijk was.

Voor een groep met meerdere entiteiten, tools en landen was die flexibiliteit onmisbaar, en de begeleiding door het Recovr-team speelde een doorslaggevende rol. Alexandre Boisson vat het zo samen:

Jullie tool heeft ons verlost van de herinneringen en de opvolging. De begeleiding tijdens de hele integratie, bij de onboarding en telkens als we jullie nodig hadden, was perfect, altijd met veel zorg. Het team reageert heel snel en helpt meteen. Het is echt een plezier om met jullie samen te werken.

Recovr heeft de opvolging van betalingen en de herinneringen bij GMS dus niet alleen verbeterd: het heeft ze blijvend veranderd, voor de hele groep.