Comment Salary Solution a réduit de 60% son temps de suivi des paiements avec Recovr

Présentation de Salary Solution

Salary Solution est un bureau salarial indépendant spécialisé dans la gestion des salaires et des services RH pour les TPE et PME. Contrairement aux grands acteurs historiques du marché, Salary Solution mise sur une approche plus humaine et personnalisée.

Nos gestionnaires traitent moitié moins de dossiers que dans les grandes structures, ce qui se traduit par un service plus réactif et plus adapté

- Quentin Vankerckhoven, Co-fondateur de Salary Solution

Historiquement basée à Bruxelles et en Wallonie, l’entreprise affiche une croissance rapide et a ouvert un bureau en Flandre en 2025. Face à l’augmentation de sa clientèle et au volume de facturation associé, Salary Solution désirait optimiser son processus de suivi de facturation pour soutenir son développement sans surcharger ses équipes administratives.

Le défi : Un suivi de facturation inefficace et chronophage

Avant l'implémentation de Recovr, Salary Solution était confrontée à un processus de gestion des impayés inefficace qui consommait des ressources précieuses. Quotidiennement, un collaborateur consacrait une heure entière à l'identification des défauts de paiement, au blocage manuel des comptes clients retardataires, puis à leur déblocage individuel après règlement.

Les principaux défis rencontrés :

• Des délais de paiement trop longs, réduisant significativement les chances de recouvrement.
• Blocage des clients tardif, uniquement après 3 mois d'impayés, ce qui laissait une trop grande marge aux retards et limitait la capacité à agir efficacement.
• Aucune réelle solution de recouvrement mise en place. Les factures en défaut restaient en suspens jusqu’à ce que le client donne de ses nouvelles.

Nous perdions un temps précieux sur des tâches à faible valeur ajoutée tout en compromettant notre trésorerie. Cette situation n'était tout simplement pas tenable avec notre trajectoire de croissance.

La solution : Automatisation et meilleure gestion des paiements

Après évaluation de plusieurs options, Salary Solution a implémenté Recovr en se concentrant sur trois axes:

1. Un système de relance structuré et efficace

3 plans de relance ont été implémentés :

• Plan standard - Ce plan fondamental automatise le suivi des impayés grâce à une séquence d'envois programmés. Sa communication progressive et proactive élimine les oublis tout en facilitant les règlements rapides.
• Plan domiciliation - Spécialement conçu pour les clients utilisant le prélèvement automatique, ce plan ajuste la communication pour les situations où le compte est insuffisamment provisionné ou l'activation bancaire tardive, préservant ainsi la relation client.
• Plan gestion des frais - Ce plan commence par une approche incitative, offrant l'annulation des frais de retard pour encourager un règlement immédiat. En l'absence de réponse, le client est automatiquement transféré vers un processus plus strict où cette concession est retirée, équilibrant efficacement incitatifs positifs et conséquences.

2. Automatisation des plans de paiement

Autrefois source de charge administrative supplémentaire, les plans de paiement sont désormais également automatisés via Recovr :

• Acceptation instantanée des demandes d'échelonnement jusqu'à trois échéances
• Suivi automatisé des échéances et déclenchement de relances ciblées
• Reporting consolidé des engagements de paiement

Avant, nous hésitions à proposer des échelonnements à nos clients à cause de la charge administrative. Depuis que nous avons implémenté Recovr, c'est devenu un argument commercial.

3. Mise en place d’un portail client intuitif

Enfin, Salary Solution a déployé un portail client intégré à Recovr. Celui-ci donne aux clients :

• Une visibilité complète sur leurs factures et leur historique
• Des options de paiement multiples (carte, virement, prélèvement)
• La possibilité de demander des arrangements sans échange d'emails

Un accompagnement clé par l’équipe Customer Success

L’équipe Customer Success de Recovr a joué un rôle essentiel dans la mise en place et l’optimisation des plans de relance chez Salary Solution. Grâce à leurs conseils et à leur expertise, Salary Solution a pu ajuster ses scénarios de relance et définir des stratégies adaptées à ses clients, garantissant ainsi un meilleur taux de recouvrement.

L'accompagnement de l'équipe Recovr a été un vrai plus pour nous. Notre Account Manager nous a aidé à structurer nos relances et à affiner notre stratégie pour maximiser nos chances de recouvrement, tout en gardant une bonne relation avec nos clients

Les résultats : avant vs après Recovr

L’Indice d’Efficacité du Recouvrement mesure la performance d’une entreprise dans la récupération de ses créances. Il est calculé en comparant les montants recouvrés par rapport aux créances totales sur une période donnée. Plus le CEI est élevé, plus l’entreprise récupère rapidement et efficacement ses paiements en souffrance, réduisant ainsi son exposition au risque d’impayés.

Conclusion : Un partenariat gagnant pour Salary Solution

Grâce à Recovr, Salary Solution a pu moderniser et automatiser son processus de recouvrement, réduisant ainsi de 60% le temps consacré au suivi des paiements. La mise en place de plans de relance efficaces, l’automatisation des mises en demeure et des plans de paiement, ainsi que l’intégration d’un portail client ont considérablement amélioré la gestion des créances et la relation client.

En s’appuyant sur l’accompagnement de l’équipe Customer Success de Recovr, Salary Solution a pu structurer et affiner ses stratégies de recouvrement, garantissant un meilleur taux de paiement tout en préservant un lien de confiance avec ses clients.

Grâce à Recovr, nous avons optimisé notre processus de recouvrement sans effort supplémentaire, tout en améliorant notre trésorerie et la satisfaction de nos clients‍

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Recovr est une plateforme SaaS permet aux entreprises de tous secteurs d'optimiser leur suivi des factures et d'accélérer leurs encaissements. Grâce à une automatisation intelligente, Recovr réduit jusqu'à 90% du temps consacré à la gestion des impayés tout en améliorant significativement les délais de paiement.

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