Hoe Salary Solution zijn tijd voor betalingsopvolging met 60% verminderde dankzij Recovr

Voorstelling van Salary Solution

Salary Solution is een onafhankelijk sociaal secretariaat dat gespecialiseerd is in loonadministratie en HR-diensten voor kleine en middelgrote ondernemingen. In tegenstelling tot de grote spelers in de sector kiest Salary Solution resoluut voor een meer menselijke en persoonlijke aanpak.

Onze dossierbeheerders behandelen de helft minder dossiers dan in grote organisate, wat zorgt voor een snellere en beter afgestemde dienstverlening.

- Quentin Vankerckhoven, medeoprichter van Salary Solution

Met vestigingen in Brussel en Wallonië en een nieuwe uitbreiding naar Vlaanderen in 2025 groeit het bedrijf snel. Die groei bracht een stijgend aantal klanten en facturen met zich mee. Daarom wilde Salary Solution het facturatieproces optimaliseren om deze groei te ondersteunen zonder extra druk op de administratie te leggen.

De uitdaging: Tijdsintensieve en inefficiënte factuuropvolging

Voor de implementatie van Recovr worstelde Salary Solution met een inefficiënt debiteurenbeheer dat dagelijks veel tijd opslorpte. Eén medewerker was elke dag minstens een uur bezig met:

• het opsporen van openstaande facturen,
• het handmatig blokkeren van klanten met betalingsachterstand,
• en het nadien afzonderlijk deblokkeren na betaling.‍

Belangrijkste problemen:

• Te lange betalingstermijnen, waardoor de kans op effectieve inning sterk daalde.
• Te late blokkering van klanten, pas na drie maanden, wat de impact van opvolging verminderde.
• Geen structureel incassoproces: onbetaalde facturen bleven liggen tot de klant zelf iets liet weten.

We verspilden veel tijd aan taken met weinig toegevoegde waarde en brachten tegelijkertijd onze cashflow in gevaar. Dat was op termijn onhoudbaar gezien onze groeiplannen.

De oplossing: Automatisering en betere betalingsopvolging

Na het vergelijken van verschillende opties koos Salary Solution voor Recovr, met focus op drie strategische pijlers:

1. Een gestructureerd en doeltreffend herinneringssysteem

Er werden drie automatische herinneringsplannen geïmplementeerd:

• Standaardplan – Automatiseert het opvolgen van openstaande facturen via een gefaseerde communicatiestructuur. Dit voorkomt vergetelheid en stimuleert snelle betaling.
• Domiciliëringsplan – Gericht op klanten met automatische incasso, met aangepaste communicatie bij onvoldoende saldo of laattijdige activering.
• Kostenbeheerplan – Start met een positieve stimulans: kwijtschelding van herinneringskosten bij snelle betaling. Zonder reactie schakelt het plan automatisch over naar een striktere aanpak.

2. Automatisering van betalingsregelingen

Voorheen werden afbetalingsplannen vermeden vanwege de administratieve last. Dankzij Recovr zijn ze nu eenvoudig en volledig geautomatiseerd:

• Automatische goedkeuring van gespreide betalingen (tot 3 termijnen)
• Volledige opvolging van elke vervaldag met automatische herinneringen
• Duidelijke rapportering van betalingsafspraken en status

Vroeger boden we liever geen afbetalingen aan. Nu gebruiken we ze als commercieel argument – dankzij Recovr is het volledig beheersbaar.

3. Een intuïtief klantenportaal

Salary Solution integreerde het Recovr-klantenportaal, waarmee klanten:

• Volledige zichtbaarheid hebben op hun facturen en betaalhistoriek
• Verschillende betaalopties kunnen kiezen (kaart, overschrijving, domiciliëring)
• Betalingsregelingen kunnen aanvragen zonder e-mailverkeer
• Begeleiding krijgen dankzij de Customer Success-afdeling

Een cruciale begeleiding door het Customer Success-team

Het Customer Success-team van Recovr speelde een essentiële rol bij de implementatie en optimalisatie van de opvolgplannen bij Salary Solution. Dankzij hun advies en expertise kon Salary Solution zijn opvolgscenario’s bijsturen en strategieën afstemmen op zijn klanten, wat leidde tot een hogere invorderingsgraad.

De Customer Success-teams van Recovr hebben ons enorm geholpen bij het opzetten en finetunen van de juiste herinneringsstrategieën. Dankzij hun begeleiding behalen we nu meer resultaat zónder de relatie met onze klanten te schaden.

De resultaten: vóór vs. na Recovr

De Incasso-Efficiëntie-Index meet hoe doeltreffend een onderneming is in het innen van openstaande vorderingen. Deze index wordt berekend door de gerecupereerde bedragen te vergelijken met het totaal aan openstaande facturen over een bepaalde periode.‍

Hoe hoger de IEI, hoe efficiënter en sneller een bedrijf zijn achterstallige betalingen recupereert – en dus ook zijn risico op onbetaalde facturen verlaagt.

Conclusie: Een winstgevende samenwerking voor Salary Solution

Dankzij Recovr heeft Salary Solution zijn invorderingsproces kunnen moderniseren en automatiseren, wat resulteerde in een tijdswinst van 60% bij de opvolging van betalingen.

De invoering van:

• doeltreffende herinneringsplannen,
• geautomatiseerde aanmaningen en betalingsregelingen,
• en een geïntegreerd klantenportaal

heeft geleid tot een duidelijke verbetering in het beheer van openstaande vorderingen én in de klantrelatie.

Door samen te werken met het Customer Success-team van Recovr kon Salary Solution zijn strategieën voor opvolging en incasso verfijnen, wat resulteerde in meer tijdige betalingen zonder de vertrouwensband met klanten te schaden.

Dankzij Recovr hebben we ons invorderingsproces geoptimaliseerd zonder extra werk, terwijl we tegelijk onze cashflow én klanttevredenheid verbeterden.‍

‍En u? Klaar om uw factuuropvolging te optimaliseren?

Net als Segafredo en Salary Solution? Kies voor Recovr om uw betalingsherinneringen te automatiseren en uw cashflow te verbeteren.

Test Recovr vandaag nog! Vraag een demo aan.

--

Recovr is een SaaS-platform waarmee bedrijven uit alle sectoren hun factuurbeheer kunnen optimaliseren en hun betalingen versnellen. Dankzij slimme automatisering vermindert Recovr tot wel 90% van de tijd die normaal aan debiteurenbeheer wordt besteed, en verbetert het de betalingstermijnen aanzienlijk.