Van 20 uur per maand naar 30 minuten per week: Hoe Segafredo de last van handmatige herinneringen heeft weten te automatiseren.

Voorstelling van Segafredo

In de horecasector is het beheer van openstaande vorderingen een echte uitdaging: hoge factuurvolumes, onregelmatige betalingen en klanten die traag reageren op herinneringen. Voor Segafredo was het dan ook noodzakelijk geworden om het debiteurenbeheer te structureren en de tijd besteed aan opvolging van betalingen te verminderen.

– Nathalie Cuvelier, Office Manager bij Segafredo

Segafredo België is een distributiecentrum gespecialiseerd in de verkoop van koffie van het gelijknamige Italiaanse merk en in professionele apparatuur voor de horeca- en retailsector.

Met meer dan 3.000 uitgaande facturen per maand kreeg het bedrijf te maken met wisselende betalingstermijnen en een grote administratieve last. Om efficiënter te kunnen werken en het risico op onbetaalde facturen te verkleinen, had Segafredo behoefte aan een oplossing die het debiteurenbeheer structureert, herinneringen automatiseert en de cashflow verbetert – zonder de werkdruk van het team te verhogen.

De uitdaging

Voor de implementatie van Recovr gebeurde het opvolgen van facturen bij Segafredo volledig handmatig, met tal van beperkingen:

• Tussen de €50.000 en €200.000 aan onbetaalde facturen per maand, vaak moeilijk te innen.
• 20 uur per maand nodig voor de opvolging, enkel al om onbetaalde facturen te identificeren en herinneringen te versturen.
• Onregelmatige en ongestructureerde herinneringen, individueel verstuurd via hun boekhoud-ERP (BOB 50).
• Klanten in de horeca reageren vaak gevoelig op herinneringen en zijn niet altijd snel met betalen.

De jaarlijkse audit toonde duidelijk aan dat openstaande facturen ouder dan 90 dagen een groot probleem vormden voor onze cashflow. Dit zette onze relatie met investeerders onder druk en bracht de financiële stabiliteit van het bedrijf in gevaar. We wisten dat we snel moesten ingrijpen om verdere vertragingen te vermijden en het beheer van onze vorderingen te verbeteren.

De oplossing

Na analyse van de noden implementeerde Segafredo Recovr, met focus op drie hoofdlijnen:

1. Een aangepaste herinneringsaanpak voor horecaklanten

Segafredo implementeerde geautomatiseerde herinneringsscenario’s die aangepast zijn aan verschillende klantprofielen:

• Standaardherinnering: Drie herinneringen worden verstuurd. Vanaf de tweede herinnering wordt gemeld dat er boetes en nalatigheidsinteresten volgen bij uitblijvende betaling. Na de derde herinnering start het incassoproces.
• Herinnering voor horecaklanten: Deze sector vraagt een zachtere aanpak. Omdat horecaklanten vaak meerdere herinneringen nodig hebben voor één betaling, worden timing en frequentie zorgvuldig afgestemd om negatieve reacties te vermijden.
• Begeleiding bij betalingsmoeilijkheden: Herinneringen kunnen gepauzeerd worden wanneer een klant uitstel vraagt – iets wat vaak voorkomt bij klanten in moeilijkheden. Zo blijft de opvolging actief, zonder de klantrelatie onder druk te zetten.

2. Automatisering van opvolging en actieplanning

Dankzij Recovr verminderde Segafredo de opvolgingstijd met 90%:

• Realtime opvolging van betalingen: Klantaccounts worden automatisch geüpdatet voor snelle, efficiënte opvolging.
• Automatische meldingen bij laattijdige betalingen: Achterstallige klanten worden onmiddellijk gesignaleerd zodat er sneller kan worden ingegrepen.
• Flexibiliteit voor klanten in moeilijkheden: Pauzeren van herinneringen is mogelijk, met behoud van een gestructureerde opvolging.

Voor Recovr besteedden we 20 uur per maand aan herinneringen. Nu kost het ons nog slechts 30 minuten per week om betalingen te controleren en enkele specifieke dossiers aan te passen.

3. Klantenportaal om betalingen te vergemakkelijken

Segafredo integreerde Recovr in zijn klantenportaal, zodat klanten hun facturen kunnen raadplegen en eenvoudig online kunnen betalen. Deze oplossing:

• Verhoogt de zichtbaarheid op openstaande bedragen, vooral bij minder reactieve horecaklanten.
• Vermindert fouten en dubbele betalingen door betere transparantie.

Klanten kunnen rechtstreeks inloggen op ons platform, hun facturen bekijken en online betalen. Dat helpt hen om hun betalingen beter op te volgen en vermindert fouten.

Concreet resultaat in enkele maanden

De implementatie van Recovr had meetbare impact op de operationele werking en de financiële prestaties van Segafredo.

En u? Klaar om uw factuuropvolging te optimaliseren?

Net als Segafredo kunt u met Recovr uw herinneringen automatiseren en uw cashflow verbeteren.

Probeer Recovr vandaag nog! Vraag een demo aan.

—

Recovr is een SaaS-platform waarmee bedrijven in alle sectoren hun factuuropvolging kunnen optimaliseren en hun betalingen kunnen versnellen. Dankzij slimme automatisering vermindert Recovr tot wel 90% van de tijd die normaal aan het beheer van onbetaalde facturen wordt besteed, en verbetert het aanzienlijk de betaaltermijnen.

‍