De 20 heures par mois à 30 minutes par semaine : Comment Segafredo s’est libéré du fardeau des relances manuelles

Présentation de Segafredo

Dans le secteur de la restauration (Horeca), la gestion des créances est un véritable défi : des volumes élevés de factures, des paiements irréguliers et des clients peu réactifs aux relances. Pour Segafredo, structurer le recouvrement et réduire le temps consacré au suivi des paiements était devenu une nécessité.

– Nathalie Cuvelier, Office Manager chez Segafredo

Segafredo Belgique est un centre de distribution spécialisé dans la vente de café de la marque italienne éponyme et d’équipements professionnels pour les secteurs de l’Horeca et de la grande distribution.

Avec plus de 3 000 factures émises chaque mois, l’entreprise devait faire face à des délais de paiement fluctuants et une charge administrative importante. Pour gagner en efficacité et réduire son exposition aux impayés, Segafredo avait besoin d'une solution pour structurer son recouvrement, automatiser ses relances et améliorer sa trésorerie sans alourdir la charge de travail de son équipe.

Le défi

Avant l'implémentation de Recovr, la gestion du suivi des factures chez Segafredo reposait sur un processus entièrement manuel qui présente plusieurs limitations:

• 50 000 à 200 000 € d’impayés chaque mois, avec des créances souvent difficiles à récupérer.
• 20 heures par mois consacrées au suivi, uniquement pour identifier les impayés et envoyer les relances
• Relances irrégulières et mal structurées, envoyées individuellement par email via leur ERP comptable (BOB 50)
• Clients sensibles aux relances, notamment dans le secteur de l’Horeca, où certains clients ne sont pas très réactifs aux rappels.

L’audit annuel a clairement souligné que les créances dépassant les 90 jours étaient un problème majeur pour notre trésorerie. Cela mettait en péril notre relation avec les investisseurs et compromettait la solidité financière de l’entreprise. Nous savions qu’il fallait agir rapidement pour éviter de nouveaux retards de paiement et améliorer notre gestion des créances.

La solution

Après analyse des besoins, Segafredo a mis en place Recovr avec un focus sur trois axes principaux :

1. Un processus de relance adapté aux clients Horeca

Segafredo a mis en place des scénarios de relance automatisés pour suivre les paiements et s'adapter aux différents profils de clients :

• Relance standard : Trois rappels sont envoyés. À partir du deuxième rappel, les clients sont informés qu'ils s'exposent à des amendes et des intérêts de retard si le paiement n'est pas effectué. Si aucun règlement n'est reçu après le troisième rappel, la procédure de recouvrement est activée.
• Relance pour clients Horeca : Ce secteur particulier nécessite une approche plus souple. Les clients Horeca, qui peuvent recevoir plusieurs rappels pour le même paiement, sont traités de manière à ne pas déclencher une réaction négative. Le timing et la fréquence des rappels sont ajustés pour tenir compte de la gestion souvent chaotique des paiements dans ce secteur.
• Accompagnement des clients en difficulté : Segafredo a la possibilité de mettre en pause une relance si un client demande un délai supplémentaire, comme c'est souvent le cas pour les clients en difficulté. Cela permet de garder une certaine flexibilité et de maintenir la relation sans pour autant laisser la créance sans suivi.

2. Automatisation du suivi des paiements et plans d'action

Avec Recovr, Segafredo a réduit de manière significative le temps consacré au suivi des paiements, avec une réduction de 90% :

• Suivi en temps réel des paiements : Les comptes clients sont automatiquement mis à jour, ce qui permet un suivi efficace et instantané.
• Alertes automatisées pour les paiements en retard : Les clients en retard sont immédiatement signalés, ce qui permet d'agir plus rapidement.
• Flexibilité pour les clients en difficulté : La possibilité de mettre en pause une relance si un client demande un délai supplémentaire, tout en conservant un suivi structuré.

Avant Recovr, nous passions 20 heures par mois à gérer les relances. Désormais, cela ne nous prend plus que 30 minutes par semaine pour vérifier les paiements et ajuster certains dossiers spécifiques.

3. Mise en place d'un portail client pour faciliter les paiements

Segafredo a intégré Recovr à son portail client, permettant aux clients de consulter leurs factures et de régler leurs paiements en ligne en toute simplicité. Cette solution a non seulement amélioré la visibilité des créances, mais a aussi réduit les erreurs de paiement, notamment pour les clients Horeca, souvent moins réactifs dans la gestion de leurs paiements.

• Consultation des factures et paiements en ligne : Les clients peuvent suivre l’état de leurs paiements et effectuer des règlements en ligne, avec plusieurs options disponibles.
• Réduction des erreurs de paiement : En améliorant la visibilité sur les factures, le portail réduit les erreurs et les doublons de paiement, un problème fréquent dans le secteur Horeca.

Les clients peuvent se connecter directement sur notre plateforme, voir leurs factures, et payer en ligne. Cela leur permet de mieux suivre leurs paiements et réduit les erreurs.

Des résultats concrets en quelques mois

L'implémentation de Recovr a généré des impacts mesurables sur les opérations et la performance financière de Segafredo

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Recovr est une plateforme SaaS qui permet aux entreprises de tous secteurs d'optimiser leur suivi des factures et d'accélérer leurs encaissements. Grâce à une automatisation intelligente, Recovr réduit jusqu'à 90% du temps consacré à la gestion des impayés tout en améliorant significativement les délais de paiement.

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