Euro Trafic gère le suivi de ses factures en seulement 1h par mois grâce à Recovr

Présentation d’Euro Trafic

Dans le secteur du transport et de la logistique, où les marges sont souvent serrées et les délais de paiement fluctuants, la gestion du poste client devient un levier stratégique essentiel. La maîtrise des encaissements y est aussi cruciale que celle des livraisons.

C’est dans ce contexte qu’évolue Euro Trafic. Chaque mois, l’entreprise émet plus de 350 factures, avec une diversité de clients, externes comme internes, ce qui rend le suivi des règlements d’autant plus complexe.

À son arrivée en tant que Directrice Financière et Administrative, Loredana Boi constate un système de relance entièrement manuel, demandant en moyenne deux jours de travail par mois. Faute d’outil adapté, il était difficile d’avoir une vision d’ensemble sur les paiements en cours. Face à cette gestion chronophage et peu lisible, elle a rapidement cherché une solution pour automatiser le suivi des factures.

Sans un outil comme Recovr, je n’aurais jamais pu tout gérer seule, de A à Z. Assurer à la fois le suivi client et toute la gestion comptable et financière aurait été impossible.

— Loredana Boi, Directrice Financière et Administrative, Euro Trafic

Le défi : gérer seule un poste client complexe, avec des outils manuels et non connectés

Les enjeux étaient considérables et le constat était clair : trop de temps perdu sur des tâches à faible valeur ajoutée, au détriment de son cœur de métier. Dans un secteur où rigueur, réactivité et efficacité sont indispensables, gérer les retards de paiement sans outils automatisés ni informations centralisées devient un véritable défi opérationnel.‍

À mon arrivée, la gestion des créances était totalement artisanale. Tout se faisait manuellement, avec une simple liste et des relances envoyées par email, sans structure ni visibilité. Les rappels partaient souvent trop tard, et il était difficile de savoir précisément quand intervenir.‍

Les principaux challenges étaient les suivants :

1. Suivi et identification des impayés avec un fichier Excel

Pour assurer le suivi client, Loredana s’appuyait sur un fichier Excel, dans lequel elle calculait manuellement la balance âgée et centralisait toutes les informations clés liées aux factures : relances envoyées, retours clients, promesses de paiement, litiges, demandes de délai… Un exercice exigeant et chronophage, mais indispensable pour :

• Identifier les factures en retard
• Les classer par tranches d’ancienneté
• Ajuster les relances selon le niveau d’urgence

Mais elle se heurtait malgré tout à une autre limite majeure : le logiciel de facturation ne prenait pas en compte les conditions de paiement négociées avec les clients, et ne générait donc aucune date d’échéance automatiquement. Pour obtenir une balance âgée fiable, Loredana devait recalculer chaque échéance dans l’Excel pour chaque facture.

Avec plus de 350 factures par mois, le suivi devenait lourd, chronophage et la charge mentale s’alourdissait.

2. Relances manuelles et non structurées par email‍

Une fois l’analyse des retards réalisée, Loredana devait envoyer les relances… une par une, manuellement, par email. Avant chaque envoi, il fallait vérifier dans Excel si un client avait demandé un délai ou signalé un litige, consulter son outil comptable pour savoir si le paiement avait été reçu, identifier quelles factures relancer, à quel moment, et avec quel message…

Ce processus devenait rapidement complexe avec le volume de factures qui ne cessait de croître et la charge mentale devenait importante.

3. Gestion juridique des dossiers : un processus lourd et chronophage

En cas d’impayé persistant, Loredana devait transmettre le dossier à des partenaires externes (avocats ou huissiers). Mais cette étape impliquait de nombreuses frictions :

• Choisir manuellement le bon interlocuteur selon la nature du dossier
• Reconstituer à la main les pièces justificatives (factures, échanges, contrats…)
• Transmettre les informations par email, sans canal centralisé
• Suivre les échanges, les relances et l’état d’avancement au cas par cas

La gestion des dossiers était complexe, morcelée, sans visibilité claire sur l’état réel des procédures en cours.

La solution : Digitaliser et automatiser l’ensemble du processus de relance

Face à ces blocages récurrents, il fallait rapidement trouver une solution. L’objectif était double : libérer Loredana des tâches chronophages à faible valeur ajoutée, et améliorer l’efficacité du suivi pour sécuriser la trésorerie de l’entreprise. Après avoir comparé plusieurs outils, Euro Trafic a choisi Recovr, séduit par sa simplicité d’utilisation, son interface fluide et ses fonctionnalités. 

Recovr était plus intuitif, plus fluide. Et surtout, ils comprenaient vraiment nos enjeux métiers. On a accroché tout de suite.

Grâce à Recovr, Euro Trafic a pu structurer son poste client avec des solutions concrètes et efficaces :

1. Relances personnalisées et automatisées

Euro Trafic utilise Recovr principalement pour relancer les clients hors grands comptes, généralement associés à un chiffre d’affaires plus modéré et à des comportements de paiement moins réguliers. L’objectif est d’accélérer les encaissements et limiter les risques liés aux retards.

Les relances se font de la manière suivante pour les clients plus problématiques :  

• Rappel préventif (avant échéance)
• 1er rappel (J+3)
• 2ème rappel (J+13)
• Dernier rappel (J+20)
• Mise en demeure (si nécessaire)
• Transmission au prestataire juridique (avocat ou huissier si nécessaire)

Si les clients arrivent en phase de recouvrement, ils sont automatiquement exclus du flux classique et placés dans un “pool litiges”. Ce qui permet un traitement individualisé des cas sensibles, une vue centralisée des montants en litige ainsi qu’un suivi dédié et structuré jusqu’à résolution. 

2. Transmission des dossiers aux partenaires juridiques en un clic

Grâce à Recovr, le traitement des dossiers litigieux est devenu simple et structuré pour Euro Trafic : 

• Tous les éléments du dossier sont centralisés dans la plateforme.
• Les partenaires juridiques accèdent directement aux informations nécessaires : factures, montants, pièces justificatives.
• La communication avec les partenaires juridiques se fait via la plateforme, avec un historique des échanges automatiquement conservé.
• L’attestation de récupération de TVA est générée automatiquement en cas d’insolvabilité client.

3. Revue mensuelle simplifiée : 1 heure suffit

Aujourd’hui, Loredana laisse Recovr gérer les relances au quotidien, et ne consacre plus qu’une heure par mois sur le sujet pour faire le point avec sa direction. 

Avant, je passais deux journées par mois sur Excel. Aujourd’hui, tout est automatisé : je fais un point une fois par mois avec mon responsable, en moins d’une heure. Même les mises en demeure partent en un clic. Le gain de temps est indiscutable.

Le suivi client est plus transparent et la traçabilité des relances est complète. Loredana peut désormais voir si un email de relance a été reçu, si le lien a été ouvert et à quelle date l’action a eu lieu. C’est un avantage précieux pour lever les doutes en cas de mauvaise foi.

Les résultats : Temps gagné, stress réduit, trésorerie maîtrisée

Les quatre changements majeurs observés avec Recovr :

1. Gain de temps massif : Une diminution de 94% sur le temps de suivi et des relances, en passant de 2 jours complets par mois à une heure.
2. Une récupération significative des créances : Une augmentation du CEI (indice de l’efficacité de recouvrement) de 40 % à 70 %, ce qui se traduit par une gestion plus dynamique où la majorité des créances sont traitées et récupérées dans les temps.
3. Centralisation de l’information : A présent l’entreprise a une vision claire sur les clients, les litiges, les procédures en cours.‍
4. Expérience client facilitée : Les clients disposent d’un portail pour consulter leurs factures, accéder à leur historique de paiement, et payer par QR code.

Recovr nous a aidés à automatiser tous nos suivis et relances des factures jusqu’au recouvrement juridique. Le gain de temps a été inimaginable. Il fallait digitaliser ces flux, c’était impératif pour gagner en efficacité et me recentrer sur mon cœur de métier.

Et vous, prêt à structurer vos encaissements ?

Comme Euro Trafic, passez d’un suivi manuel à une gestion automatisée, fluide et stratégique du poste client. Automatisez, centralisez, et gagnez en visibilité avec Recovr. ‍

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Recovr est une plateforme SaaS permet aux entreprises de tous secteurs d'optimiser leur suivi des factures et d'accélérer leurs encaissements. Grâce à une automatisation intelligente, Recovr réduit jusqu'à 90% du temps consacré à la gestion des impayés tout en améliorant significativement les délais de paiement.

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