Comment unifier ses méthodes de suivi du poste client à l'échelle internationale

Présentation du Groupe Morgan Services

Groupe Morgan Services (GMS) est un acteur reconnu du recrutement, de l’intérim et du placement fixe, avec une activité soutenue qui génère chaque mois plusieurs milliers de factures dont la ponctualité de paiement influence directement la marge du groupe. Entre la Belgique et la Suisse, les entités s’appuient sur des outils de facturation et de comptabilité différents, et avant l’implémentation de Recovr, chacune avait développé ses propres méthodes et rythmes de relance, souvent liés aux délais contractuels propres à chaque client. Une hétérogénéité qui, au fil du temps, a commencé à peser lourd sur l’efficacité opérationnelle.

Lorsque Alexandre Boisson rejoint l’entreprise en 2024 pour prendre en charge la gestion des entités belge et suisse, il découvre une organisation dont le poste client repose sur un fonctionnement très manuel et largement dispersé entre les agences.

À mon arrivée, j’ai constaté que chaque agence avait sa propre façon de suivre et relancer les clients. Tout dépendait du temps et de la rigueur de chacun, ce qui créait énormément d’hétérogénéité et aucune visibilité globale sur ce qui était réellement fait.

-Alexandre Boisson, gérant Groupe Morgan Services 

Pour Alexandre, il devenait urgent de repenser entièrement l’organisation du poste client : il fallait pouvoir monitorer et automatiser l’ensemble des relances, débloquer les paiements rapidement et surtout libérer les équipes de la charge administrative.

Le véritable défi était d’uniformiser et de professionnaliser le processus pour l’ensemble du groupe. C’est dans ce contexte que Recovr est entré en scène  et a profondément transformé l’organisation de GMS.

Trois agences sans gestion unifiée du poste client

En Belgique 

En Belgique, la facturation est effectuée via Pratoflex, puis importée une à deux fois par semaine dans Odoo. Avant l’implémentation de Recovr, une fois que ces données étaient mises à jour, la balance âgée était extraite et transmise aux agences pour identifier les retards de paiement.

À partir de là, chaque agent reprenait la main et relançait ses clients selon sa propre méthode. Aucun processus de relance n’était réellement défini, chaque agent commercial était responsable de ses clients et utilisait sa propre méthode, entre emails, appels téléphoniques et, pour les plus rigoureux, un fichier Excel pour tenter de suivre les relances effectuées. Comme le résume Alexandre :

Il n’y avait pas d’uniformité dans les relances, elles dépendaient du temps et de la disponibilité de chaque agent.

Avec près de 250 factures par mois, cet exercice représentait 2 à 3 heures de suivi et de relance hebdomadaire pour chaque agent, un processus lourd et stressant qui limitait clairement l’efficacité du suivi.

En Suisse (Genève et Lausanne)

En Suisse, les outils de facturation et de comptabilité sont différents des outils utilisés en Belgique. La facturation passe par l’outil SAM et la comptabilité est tenue dans Winbizz.
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Avant Recovr, les réconciliations bancaires étaient effectuées par une fiduciaire. Les agents devaient eux-mêmes extraire les balances, corriger les données manquantes, relancer leurs clients, puis décider du moment où transférer un dossier au factoring qui se chargeait de débloquer les paiements. 

Avec un volume de factures plus important que la Belgique, avec près de 1000 factures par mois, cet exercice représentait 4 à 6 heures de travail hebdomadaire pour chaque agent, un processus lourd et stressant qui limitait clairement l’efficacité du suivi.

Le déclic : trouver un outil métier pour unifier l’ensemble des processus pour les trois agences 

En 2024, GMS avait déjà envisagé de travailler avec Recovr, mais la décision avait été reportée dans l’espoir d’améliorer les processus en interne. Alexandre avait alors désigné, dans chaque agence, une personne chargée du suivi et des relances afin de structurer les actions et accélérer les paiements. Mais très vite, les limites sont apparues : gérer l’ensemble des clients, suivre les retards, relancer au bon moment et maintenir des données à jour sans outil dédié relevait de la mission impossible.

L’année suivante, la réalité était évidente : les impayés continuaient de s’accumuler, la visibilité sur l’état des paiements restait floue, et il n’existait toujours pas de véritable plan de relance structuré. Les agents chargés du suivi étaient débordés, et le board ne disposait pas d’une vue structurée sur la situation globale. 

Il devenait indispensable de centraliser la balance âgée, de synchroniser les données comptables et d’obtenir une lecture claire des retards clients.  Recovr est alors devenu une évidence.

Une mise en place personnalisée pour chaque pays

L’arrivée de Recovr a permis à GMS de passer d’un fonctionnement fragmenté à un système uniformisé, clair et parfaitement aligné sur les besoins de chaque pays. En Belgique comme en Suisse, les équipes disposent désormais d’un pilotage structuré, sans surcharge mentale, grâce à une intégration pensée sur mesure pour leurs outils et leurs contraintes locales.

En Belgique, une intégration simple, alignée sur leur cadence comptable

L’enjeu principal consistait à connecter Odoo à Recovr, une intégration qui s’est révélée rapide et fluide. Comme les données comptables sont mises à jour une à deux fois par semaine, les équipes ont alors opté pour un mode de relance semi-automatisé : chaque rappel est validé manuellement avant envoi. Ce choix leur permet de garder le contrôle tout en évitant que des relances ne partent avant la mise à jour hebdomadaire des données synchronisées depuis Odoo.

En Suisse, une intégration sur mesure grâce à une API dédiée

En Suisse, où Genève et Lausanne opèrent comme deux entités distinctes, deux plateformes Recovr ont été déployées. La facturation est réalisée dans SAM et la comptabilité repose sur WinBizz. Pour garantir un flux de données fiable, une API dédiée a été développée, permettant d’automatiser l’import des clients, des factures et des paiements dans Recovr, et d’assurer une mise à jour continue sans intervention manuelle.

Recovr a également ajouté une fonctionnalité spécifique à GMS Suisse : la gestion des escomptes, inexistante dans l’outil à l’origine, preuve de l’adaptabilité nécessaire à un groupe multi-entités et des besoins spécifiques. 

Grâce à ces intégrations, pour les deux pays, les équipes ont pu structurer leur suivi sans modifier leurs outils internes. Des plans de relance adaptés, des vues détaillées par type de client, et par état d’avancement des factures (rappel en cours, dernier rappel envoyé, mise en demeure, etc.), et un reporting unifié leur offrent désormais une vision claire et fiable du poste client.

Votre outil nous a libérés des relances et du suivi. Nos équipes peuvent se concentrer pleinement sur leurs clients.

Cette visibilité accrue fait, selon Alexandre, toute la différence : grâce à la vue Kanban, les équipes repèrent immédiatement les factures sensibles et les clients à risque, et filtrent l’information selon leurs besoins.

Une charge de travail réduite et une maîtrise des impayés 

Grâce à Recovr, le Groupe Morgan Services est passé d’un pilotage du poste client dispersé, manuel et dépendant des habitudes locales, à un système unifié, fiable et parfaitement adapté aux réalités de chaque pays. Là où la Belgique, Genève et Lausanne fonctionnaient autrefois avec des processus et des rythmes totalement différents, Recovr a réussi à harmoniser les méthodes de relance tout en respectant les particularités internes de chaque agence.

Recovr a su faire preuve d’adaptation, avec l’intégration d’Odoo en Belgique, avec la connexion via une API dédiée pour la Suisse pour obtenir les informations nécessaires pour les données clients et factures. En centralisant les données, en automatisant les relances et en offrant un reporting clair par agence et pour le board, Recovr a profondément transformé la manière dont GMS pilote ses paiements.

Les résultats sont immédiats et tangibles :

• des délais d’encaissement divisés par deux pour les deux pays,
  
• une charge de travail drastiquement réduite pour les agents en Belgique de 67% et de 83% pour la Suisse,
  
• une disparition des écarts entre agences, avec une méthode commune et rigoureuse appliquée à l’ensemble du groupe,
  
• une visibilité globale sur l’état des paiements, des clients et des relances enfin accessible, là où aucune lecture consolidée n’existait auparavant,
  
• des relances perçues comme plus professionnelles par les clients, accélérant mécaniquement les paiements,
  
• et des équipes désormais concentrées sur leur cœur de métier plutôt que sur des tâches administratives chronophages.
  

Recovr n’a pas seulement uniformisé les pratiques : il a redonné du contrôle et de la crédibilité aux agences, tout en offrant au management une visibilité stratégique jusqu’alors impossible.

Pour un groupe multi-entités, multi-outils et multi-pays, cette flexibilité était indispensable  et l’accompagnement par nos équipes Recovr a joué un rôle déterminant. Comme le résume Alexandre Boisson :

Votre outil nous a libérés des relances et du suivi. L’accompagnement tout au long de l’intégration de Recovr, de l’onboarding et à chaque fois que nous en avions besoin a été impeccable, toujours aux petits soins. Les équipes sont très réactives et interviennent rapidement. C’est un vrai plaisir de travailler avec vous.

Recovr n’a donc pas seulement amélioré le suivi des paiements et les relances de GMS : il l’a transformé durablement, pour l’ensemble du groupe.

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Recovr est une plateforme SaaS qui permet aux entreprises de tous secteurs d'optimiser leur suivi des factures et d'accélérer leurs encaissements. Grâce à une automatisation intelligente, Recovr réduit jusqu'à 90% du temps consacré à la gestion des impayés tout en améliorant significativement les délais de paiement.